Se consideran viajes lejos de su domicilio si:

Este requisito de descanso no se cumple con sólo dormir una siesta en el automóvil. No tiene que estar lejos de su domicilo tributario un día entero, ni del anochecer al amanecer, siempre que el alivio de sus responsabilidades dure lo bastante como para permitirle dormir o descansar lo necesario.

Para determinar si se considera que viaja lejos de su domicilio, primero debe determinar la ubicación de su domicilio tributario.

Por regla general, su domicilio tributario es su lugar de negocios o puesto de servicio normal, independientemente de dónde mantenga su domicilio familiar. Abarca toda la ciudad o área general en la cual está ubicado su negocio o trabajo.

Si tiene más de un solo lugar de negocios, su domicilio tributario es su lugar de negocios principal. Vea Lugar principal de negocios o trabajo, más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios principal o normal debido a la naturaleza de su trabajo, es posible que su domicilio tributario sea el lugar donde vive normalmente. Vea Ningún lugar principal de negocios o trabajo, más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios o puesto de servicio normal y no vive en un lugar fijo, a usted se le considera empleado itinerante (transitorio) y su domicilio tributario es dondequiera que trabaje. Como empleado itinerante, no puede reclamar una deducción por gastos de viaje ya que a usted nunca se le considera estar de viaje lejos de casa.

Puede ser que trabaje normalmente en su domicilio tributario y, además, trabaje en otro sitio. Tal vez no le resulte práctico regresar a su domicilio tributario de ese otro sitio al fin de cada día de trabajo.

Una vez que haya determinado que está viajando fuera de su domicilio tributario, puede determinar qué gastos de viaje son deducibles.

Puede deducir gastos ordinarios y necesarios en los que incurra cuando haga viajes de negocios lejos de su domicilio. Puede deducir ciertos tipos de gastos según los hechos y sus circunstancias.

La Tabla 26-1 resume los gastos de viaje que tal vez pueda deducir. Es posible que tenga otros gastos de viaje deducibles que no se encuentren en esa tabla, según los hechos y sus circunstancias.

Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos

Puede deducir el costo de comidas en cualquiera de las siguientes situaciones:

• Si es preciso que se detenga para dormir o descansar por un período sustancial para poder desempeñar sus funciones debidamente mientras viaja fuera de su domicilio por motivos de negocios.

• Si la comida es entretenimiento relacionado con los negocios.

El entretenimiento relacionado con los negocios se explica bajo Gastos de Entretenimiento, más adelante. La siguiente explicación trata únicamente de comidas (y gastos imprevistos) que no están relacionadas con entretenimiento.

Gastos extravagantes.   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo.

Límite del 50% en comidas.   Puede calcular sus gastos de comida utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

• Costo real.

• La asignación estándar para comidas.

Estos dos métodos se explican a continuación. Pero, cualquiera que sea el método que use, normalmente puede deducir sólo el 50% del costo no reembolsado de sus comidas.

  Si se le reembolsa el costo de sus comidas, la manera en que usa el límite del 50% puede variar según si el plan de reembolsos del empleador requería o no la rendición de cuentas. Si no se le reembolsa el costo, el límite del 50% corresponde independientemente de si el gasto de comida no reembolsado corresponde a viajes de negocio o entretenimiento de negocio. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento. Los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y los planes de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos.

Costo real.   Puede usar el costo real de sus comidas para calcular la cantidad de su gasto antes del reembolso y de la aplicación del límite del 50%. Si utiliza este método, deberá mantener documentación del costo real.

Asignación estándar para comidas.   Normalmente, puede usar el método de “asignación estándar para comidas” como alternativa al método del costo real. Le permite fijar una cantidad para sus comidas diarias y gastos imprevistos (conocidos por sus siglas en inglés, M&IE) en vez de mantener documentación de sus costos reales. Esta cantidad fija varía según dónde y cuándo viaje. En este capítulo, la “asignación estándar para comida” se refiere a la tarifa federal correspondiente a comida y gastos imprevistos, explicada más adelante bajo Cantidad de asignación estándar para comidas. Aun si usa la asignación estándar para comidas, debe mantener documentación para comprobar la fecha, lugar y propósito comercial de su viaje. Vea Documentación, más adelante.

Gastos imprevistos.   El término “gastos imprevistos” significa:

• Cargos y propinas a porteros, maleteros, botones, limpiadores de hotel, camareros o camareras y otras personas en barcos y sirvientes de hotel en países extranjeros,

• Transporte entre lugares de alojamiento y negocios y lugares donde se consuman comidas, si se pueden conseguir comidas adecuadas en el sitio temporal de trabajo y

• Costos de envío relacionados con la entrega de comprobantes de viaje y el pago de cargos hechos a tarjetas de crédito proporcionadas por su empleador.

Los gastos imprevistos no incluyen gastos por lavar, limpiar o planchar ropa, impuestos sobre alojamiento o costos de telegramas o llamadas telefónicas.

Método único de gastos imprevistos.   Puede utilizar un método opcional (en lugar del costo real) sólo para deducir gastos imprevistos. La cantidad de la deducción es de $3 al día por gastos imprevistos pagados o en los que se ha incurrido por viajes fuera de su domicilio en el año 2007. Puede utilizar este método sólo si no ha pagado, ni ha tenido, gastos algunos de comida. No puede utilizar este método para los días en que utilice la asignación estándar para comidas.

  

Los empleados federales deberían consultar Federal Travel Regulations (Reglas para Viajes Federales) en www.gsa.gov. Haga clic en “Federal Travel Regulation (FTR) ” (Reglas para Viajes Federales (FTR), para saber más sobre cambios que afecten las reclamaciones de reembolso de estos gastos.

Es posible que corresponda el límite del 50%.   Si utiliza el método de la asignación estándar para comidas al calcular sus gastos de comida y no se los reembolsan o sí se los reembolsan conforme a un plan de deducción de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas, normalmente puede deducir sólo el 50% de la asignación estándar para comidas. Si se le reembolsa bajo un plan de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y usted deduce cantidades que son mayores que sus reembolsos, puede deducir sólo el 50% de la cantidad sobrante. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento. Los planes de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y sobre los que no hay que rendir cuentas se explican en mayor detalle más adelante bajo Reembolsos.

No hay una cantidad de alojamiento estándar opcional similar a la asignación estándar para comidas. La deducción permisible por gasto de alojamiento es el costo real.

Quién puede usar la asignación estándar para la comida.   Usted puede usar la asignación estándar para la comida independientemente de si es un empleado o trabaja por cuenta propia, e independientemente de si se le reembolsan o no sus gastos de viaje.

Uso de la asignación estándar para comidas en el caso de otros viajes.    Puede usar la asignación estándar para comidas para calcular los gastos de comida cuando haga viajes relacionados con propiedades de inversión u otra propiedad que genere ingresos. Además, la puede usar para calcular los gastos de comida cuando viaje para propósitos educativos calificados. No puede usar la asignación estándar para comidas para calcular el costo de comidas cuando viaje para propósitos médicos o caritativos.

Cantidad de asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas es la tarifa federal correspondiente a gastos de comidas y gastos imprevistos. Para viajes hechos en el año 2007, la tarifa para la mayoría de las localidades pequeñas en los Estados Unidos es $39 al día desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2007.

  La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades de los Estados Unidos son designadas zonas de alto costo y, por lo tanto, califican para asignaciones estándares para comidas más altas. Los lugares que reúnen los requisitos para estas tarifas aparecen en la Publicación 1542, la cual está disponible, en inglés, en Internet en www.irs.gov.

  

También puede encontrar esta información (organizada según los estados) en Internet en www.gsa.gov. Haga clic en “Per Diem Rates” (Viáticos) y luego seleccione “2007” para el período desde el 1 de enero del año 2007 hasta el 30 de septiembre del año 2007 y seleccione “2008” para el período desde el 1 de octubre del año 2007 hasta el 31 de diciembre del año 2007. No obstante, puede aplicar las tarifas que estén en vigencia antes del 1 de octubre del año 2007, para gastos de viajes hechos dentro de los Estados Unidos para el año 2007 en vez de aplicar las tarifas actualizadas. Tiene que utilizar de manera uniforme o las tarifas para los primeros 9 meses de todo el año 2007 o las tarifas actualizadas para el período del 1 de octubre del año 2007 al 31 de diciembre del año 2007.

  Si viaja a más de un sitio durante el mismo día, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde se detenga a dormir o descansar. No obstante, si trabaja en la industria de transporte, vea Tarifa especial para trabajadores de transporte, más adelante.

Asignación estándar de comidas para zonas fuera de Estados Unidos continentales.    Las tarifas de la asignación estándar para comidas mencionadas anteriormente no corresponden a viajes en Alaska, Hawaii o cualquier otra zona fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento de Defensa es responsable de establecer las tarifas de viáticos de Alaska, Hawaii, Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, Midway, las Islas de Mariana del Norte, las Islas Vírgenes Estadounidenses, la Isla Wake y otras zonas no extranjeras fuera de Estados Unidos continentales. El Departamento de Estado de los Estados Unidos es responsable de establecer las tarifas de viáticos para todas las demás zonas extranjeras.

  

Puede obtener las tarifas de viáticos para zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos en: http://perdiem.hqda.pentagon.mil/perdiem/perdiemrates.html. Puede obtener todas las demás tarifas de viáticos para zonas extranjeras en: www.state.gov/travelandbusiness.

Tarifa especial para trabajadores de transporte.   Puede usar una asignación especial estándar para comidas si trabaja en la industria de transporte. Trabaja en la industria de transporte si su trabajo:

• Involucra directamente el transporte de personas o bienes por avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión y

• Exige frecuentemente que viaje lejos de su hogar y, durante cualquier viaje en particular, suele conllevar viajes a zonas donde corresponden distintas asignaciones estándar para comidas.

Si éste es su caso, puede reclamar una asignación estándar para comidas de $52 al día ($58 para viajes fuera de los Estados Unidos continentales) del 1 de enero al 31 de diciembre del año 2007.

  Al utilizar la tarifa especial para trabjadores de transporte, ya no necesita determinar la asignación estándar para comidas correspondiente a cada zona donde se detenga a dormir o descansar. Si escoge utilizar la tarifa especial para algún viaje, tiene que utilizar dicha tarifa especial (y no utilizar las tarifas regulares de asignación estándar para comidas) para todos los viajes que haga durante ese año.

Viaje para los días de salida y regreso.   Para el día de salida y para el día de regreso de su viaje por motivo de negocios, deberá prorratear la asignación estándar para comidas (calcular una cantidad disminuida para cada día). Puede hacer esto utilizando uno de dos métodos:

• Método 1: Puede reclamar tres cuartos de la asignación estándar de comidas.

• Método 2: Puede prorratear cualquier método que use de manera uniforme y que sea conforme a prácticas razonables de negocios.

Ejemplo 26. .8. Ejemplo.

Juana trabaja en New Orleans donde organiza conferencias. En marzo, su empleador la mandó a Washington, DC, por 3 días a fin de que asistiera a un seminario sobre planificación. Salió de su casa en New Orleans a las 10 de la mañana el miércoles y llegó a Washington, DC, a las 5:30 de la tarde. Después de pasar dos noches allí, regresó en avión a New Orleans el viernes y llegó a su casa a las 8 de la noche. El empleador de Juana le dio un monto fijo para cubrir sus gastos y lo incluyó en su sueldo.

Bajo el Método 1, Juana puede reclamar 2.5/ días de la asignación estándar de comidas para Washington, DC: tres cuartos de la tarifa diaria para el miércoles y viernes (los días de salida y regreso) y la tarifa diaria completa para el jueves.

Bajo el Método 2, Juana también podría utilizar cualquier método que aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con prácticas razonables de negocios. Por ejemplo, podría reclamar 3 días de la asignación estándar de comidas aunque un empleado federal tendría que utilizar el método 1 y limitarse a sólo 2.5/ días.

La siguiente sección corresponde a viajes dentro de los Estados Unidos. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen los 50 estados y el Distrito de Columbia. El trato que se les da a sus gastos de viaje dependerá de qué porción de su viaje estaba relacionada con los negocios y qué porción tuvo lugar dentro de los Estados Unidos. Vea Porción del Viaje Fuera de los Estados Unidos, más adelante.

Si alguna porción de su viaje por motivo de negocio se realiza fuera de los Estados Unidos, algunas de sus deducciones por el costo de ir a su destino y regresar podrían ser limitadas. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen los 50 estados y el Distrito de Columbia.

La cantidad de los gastos de viaje que se puede deducir depende en parte de qué parte de su viaje fuera de los Estados Unidos estaba relacionada con los negocios.

Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre viajes de lujo en barco.

Viaje Principalmente por Motivo de Negocios

Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por motivo de negocios pero pasa una parte de su tiempo dedicándose a actividades no relacionadas a negocios, normalmente no puede deducir todos los gastos del viaje. Puede deducir únicamente la parte de negocios del costo de ida y vuelta del destino. Debe repartir los costos entre sus actividades de negocios y no relacionadas con negocios para determinar la cantidad deducible. Estas reglas de distribución de los gastos de viajes se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés.

No tiene que repartir su deducción por gastos de viaje si cumple con una de las cuatro excepciones que aparecen anteriormente bajo Viajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales . En esos casos, puede deducir el total del costo de ir a su destino y regresar.

Puede deducir los gastos de viaje cuando asista a una convención si puede demostrar que su asistencia beneficia su ocupación o negocio. No puede deducir los gastos de viaje para su familia.

Si la convención es para propósitos políticos, sociales, de inversión o para otros fines que no estén relacionados con su ocupación o negocio, no puede deducir los gastos.

Normalmente, puede deducir sólo el 50% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. (Si está sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte, puede deducir un porcentaje más alto. Vea Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”, más adelante).

El límite del 50% corresponde a empleados o sus empleadores y además a personas que trabajen por cuenta propia (incluidos contratistas independientes) o sus clientes, según si los gastos son reembolsados.

La Figura 26-A resume las reglas generales explicadas en esta sección.

El límite del 50% corresponde a comidas de negocios o gastos de entretenimiento en los que usted incurra mientras:

Excepciones al Límite del 50%

Normalmente, los gastos de comida y entretenimiento de negocios están sujetos al límite del 50%. La Figura 26-A le puede ayudar a determinar si el límite del 50% le corresponde a usted.

El gasto de comida o entretenimiento no está sujeto al límite del 50% si el gasto satisface una de las siguientes excepciones:

Gastos reembolsados al empleado.   Si usted es empleado, no está sujeto al límite del 50% sobre gastos que le reembolsa su empleador bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas. Los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos.

Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”.   Puede deducir un porcentaje más alto de sus gastos de comidas mientras viaja lejos de su domicilio tributario si las comidas tienen lugar durante, o en relación a, algún período sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte. El porcentaje es del 75% para el año 2007.

  Las personas sujetas a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte incluyen las siguientes:

• Ciertos trabajadores del transporte aéreo (como pilotos, tripulación, despachadores, mecánicos y controladores aéreos) sujetos a las reglas de la Administración Federal de Aviación.

• Camioneros interestatales y conductores de autobús que estén sujetos a las reglas del Departamento de Transporte.

• Ciertos empleados ferroviarios (como maquinistas, conductores, tripulaciones de tren, despachadores y personal de control de operaciones) que estén sujetos a las reglas de la Administración Federal Ferroviaria.

• Ciertos marinos mercantes que estén sujetos a las reglas de la Guardia Costera.

Otras excepciones.   Además, hay excepciones para personas que trabajen por cuenta propia, gastos de publicidad, venta de comida o entretenimiento y eventos deportivos de beneficencia. Éstas se explican en la Publicación 463, en inglés.

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Gastos de entretenimiento: límite del 50%

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que tal vez pueda deducir.

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que normalmente no se pueden deducir.

Si utiliza su automóvil para propósitos de negocios, es posible que pueda deducir sus gastos de automóvil. Normalmente puede utilizar uno de los dos métodos siguientes para calcular sus gastos deducibles:

Si usa gastos de automóvil reales para calcular su deducción por un automóvil que alquila, hay reglas que afectan la cantidad de los pagos de alquiler que puede deducir. Vea Alquiler de un automóvil bajo Gastos Reales del Automóvil, más adelante.

En este capítulo, un “automóvil” incluye una furgoneta o camioneta.

Tarifa Estándar por Milla

Quizás pueda usar la tarifa estándar por milla para calcular los costos deducibles de la operación de su automóvil para propósitos de negocio. Para el año 2007, la tarifa estándar por milla para cada milla de uso comercial es 48.5 centavos. /

Si usa la tarifa estándar por milla para un año, no puede deducir sus gastos de automóvil reales de dicho año, pero vea Tarifas de estacionamiento y peaje , más adelante.

Normalmente, puede usar la tarifa estándar por milla independientemente de si se le reembolsa a usted o si algún reembolso es mayor o menor a la cantidad calculada al usar la tarifa estándar por milla. Vea Reembolsos bajo Cómo Hacer la Declaración, más adelante.

Si elige la tarifa estándar por milla.   Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil del cual es dueño, debe optar por usarla el primer año en que el automóvil esté disponible para uso en su negocio. Luego, en años posteriores, puede optar por usar la tarifa estándar por milla o los gastos reales.

  Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil alquilado, hay que usar la tarifa por todo el período del contrato de arrendamiento. Para contratos de arrendamiento que comenzaron a más tardar el 31 de diciembre de 1997, debe usarse la tarifa estándar por milla por toda la parte del período del contrato de arrendamiento (incluyendo renovaciones) que esté en vigencia después de 1997.

  Debe escoger usar la tarifa estándar por milla a más tardar en la fecha de vencimiento (incluyendo prórrogas) de su declaración. No puede revocar esta elección. Sin embargo, en años posteriores, puede cambiar de la tarifa estándar por milla al método de gastos reales. Si cambia al método de gastos reales en un año posterior, pero antes de que se deprecie totalmente su automóvil, tiene que estimar la vida útil restante del automóvil y usar depreciación uniforme.

  Para más información sobre depreciación que se incluye en la tarifa estándar por milla, vea la excepción en Methods of depreciation (Métodos de depreciación) bajo Depreciation Deduction (Deducción por Depreciación) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

Tarifa estándar por milla no permitida.   No puede usar la tarifa estándar por milla si usted:

• Utiliza el automóvil como vehículo alquilado (tal como un taxi),

• Utiliza cinco o más automóviles a la vez (como en el caso de operaciones de flotas automovilísticas),

• Reclamó una deducción de depreciación para el automóvil utilizando algún método que no sea depreciación uniforme,

• Reclamó una deducción de la sección 179 sobre el automóvil,

• Reclamó la asignación especial de depreciación sobre el automóvil,

• Reclamó gastos de automóvil reales después de 1997 para un automóvil que alquiló o

• Es cartero rural que ha recibido un reembolso calificado. (Vea Carteros rurales, anteriormente).

Cinco o más automóviles.   Si es dueño de cinco o más automóviles, o los alquila, y se utilizan para fines comerciales al mismo tiempo, no puede usar la tarifa estándar por milla para el uso comercial de ningún automóvil. No obstante, es posible deducir sus gastos reales de operación para cada uno de los automóviles de su negocio. Vea Actual Car Expenses (Gastos Reales de Automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre cómo calcular su deducción.

  No utiliza cinco o más automóviles al mismo tiempo para propósitos comerciales si usa los automóviles de manera alterna (los usa durante tiempos distintos) para fines de negocios.

Tarifas de estacionamiento y peaje.   Además de usar la tarifa estándar por milla, puede deducir todos los cargos de estacionamiento y peaje que estén relacionados con los negocios. (Los cargos de estacionamiento que pague por estacionar el automóvil en su lugar de trabajo son gastos no deducibles por el viaje de ida y vuelta a su trabajo).

Gastos Reales del Automóvil

Si no usa la tarifa estándar por milla, quizás pueda deducir sus gastos reales del automóvil.

Si reúne los requisitos para usar ambos métodos, quizás le interese calcular su deducción usando cada uno para ver cuál de los dos le brinda una deducción mayor.

Los gastos reales del automóvil incluyen:

Depreciación	Pagos de alquiler	Cargos de matriculación
Alquiler de garage	Licencias	Reparaciones
Gasolina	Aceite	Llantas
Seguros	Cargos de estacionamiento	Peajes

Uso con fines comerciales y personales.   Si utiliza su automóvil tanto para propósitos comerciales como personales, tiene que dividir sus gastos entre uso comercial y personal. Puede dividir sus gastos basándose en las millas recorridas para cada propósito.

Ejemplo 26. .18. Ejemplo.

Usted es contratista y conduce su automóvil 20,000 millas durante el año: 12,000 millas para uso comercial y 8,000 millas para uso personal. Puede reclamar sólo el 60% (12,000 dividido entre 20,000) del costo de operar su automóvil como un gasto de negocios.

Intereses sobre préstamos del automóvil.   Si es empleado, no puede deducir intereses algunos pagados sobre un préstamo del automóvil. Dichos intereses se tratan como intereses personales y no son deducibles. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y usa su automóvil en ese negocio, vea el capítulo 4 de la Publicación 535, en inglés.

  

Si usa un préstamo sobre el valor neto de la vivienda para comprar su automóvil, quizás pueda deducir los intereses. Vea el capítulo 23 para más información.

Impuestos pagados sobre su automóvil.   Si es empleado, puede deducir impuestos sobre bienes muebles que haya pagado sobre su automóvil si detalla las deducciones. Anote la cantidad pagada en la línea 7 del Anexo A (Formulario 1040). (Vea el capítulo 22 para más información sobre impuestos). Si usted no es empleado, vea las instrucciones de los formularios para información acerca de cómo deducir impuestos sobre bienes muebles pagados por el automóvil.

Impuesto sobre las ventas.    Por lo general, el impuesto sobre la venta de un automóvil es parte de la base del mismo y se recupera mediante depreciación, la cual se aborda más adelante. No obstante, si en alguna medida el automóvil no se utiliza en el desempeño de su ocupación o negocio, puede optar por deducir la parte del impuesto sobre la venta del automóvil que no esté relacionada con los negocios como parte de la deducción de impuestos sobre la venta en el Anexo A del Formulario 1040. Puede optar por deducir impuestos estatales y locales sobre ventas como una deducción detallada sólo si elige no deducir impuestos estatales y locales sobre los ingresos.

Multas y garantías prendarias.   No puede deducir multas que pague ni garantías prendarias a las que pierda derecho por infracciones de tráfico.

Depreciación y deducciones de la sección 179.   Normalmente, el costo de un automóvil, más el impuesto sobre ventas y mejoras, se considera un gasto de capital. Debido a que los beneficios duran más de un año, normalmente no puede deducir un gasto de capital. Sin embargo, puede recuperar este costo por medio de la deducción de la sección 179 (la deducción permitida por la sección 179 del Código del Servicio de Impuestos Internos) y deducciones por depreciación. La depreciación le permite recuperar el costo a lo largo de más de un año al deducir una parte de dicho costo cada año. La deducción de la sección 179 y la deducción por depreciación se presentan en más detalle en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

  Por regla general, hay límites a esas deducciones. Se aplican reglas especiales si utiliza su automóvil el 50% o menos para su trabajo o negocio.

Alquiler de un automóvil.   Si alquila un automóvil, camión o camioneta que usa en su negocio, puede usar la tarifa estándar por milla o gastos reales para calcular el gasto deducible de su automóvil.

Pagos deducibles.   Si decide usar gastos reales, puede deducir la parte de cada pago de alquiler hecho para uso del automóvil en su negocio. No puede deducir ninguna parte de un pago de alquiler hecho para uso personal del automóvil, tal como el viaje de ida y vuelta a su trabajo.

  Debe efectuar todos los pagos adelantados durante todo el período de arrendamiento. No puede deducir ningún pago que haga para comprar un automóvil, aun si los pagos se llaman pagos de alquiler.

  Si alquila un automóvil por 30 días o más, es posible que se vea obligado a reducir su deducción de pago de alquiler por una “cantidad de inclusión (una cantidad que se debe calcular e incluir en su ingreso bruto para cada año que alquile un vehículo)”. Para información sobre cómo declarar cantidades de inclusión relativas al arrendamiento, vea Leasing a Car (Alquiler de Automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

La Tabla 26-2 es un resumen de la documentación que necesita para demostrar cada gasto explicado en este capítulo. Tiene que poder demostrar los elementos que aparecen en la parte superior de la tabla. Se demuestran al proveer la información y recibos (cuando se requiere) relativos a los gastos que aparecen en la primera columna.

Debe mantener documentación precisa para demostrar sus gastos o para tener pruebas suficientes que le servirán de documento comprobante para su propia declaración. Para que se considere que su documentación es precisa, normalmente tiene que prepararla por escrito. Esto se debe a que las pruebas escritas son más fidedignas que las pruebas orales por sí solas. No obstante, si usted prepara documentación utilizando una computadora y un programa de ingreso de datos, se considera que su documentación es precisa.

Debe guardar su documentación todo el tiempo que sea necesario para la administración de alguna disposición del Código del Servicio de Impuestos Internos. Normalmente, esto significa que necesita guardar toda la documentación que demuestre su deducción (o un artículo de ingreso) por 3 años a partir de la fecha en que presentó la declaración de impuestos en la cual se reclama la deducción. Una declaración presentada antes de la fecha límite se considera presentada en la fecha de vencimiento. Para una explicación más completa, obtenga la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo Establecer un Negocio y Mantener Documentación), en inglés.

Esta sección explica qué hacer cuando recibe un pago adelantado o se le reembolsan gastos de negocio del empleado explicados en este capítulo.

Si recibió un pago adelantado, asignación o reembolso de sus gastos, la manera de declarar esta cantidad y sus gastos depende de si el reembolso se le pagó bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas o uno sobre los que no hay que rendir cuentas.

Esta sección explica los dos tipos de planes, el trato tributario de sus reembolsos y gastos y cómo los viáticos y asignaciones para automóvil facilitan la tarea de demostrar la cantidad de sus gastos.

Plan de Reembolsos Sobre los que Hay que Rendir Cuentas

Para ser un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, el acuerdo de reembolso o asignación de su empleador debe incluir todas las siguientes reglas:

1. Sus gastos tienen que estar relacionados con los negocios —es decir, usted tiene que haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado de su empleador.

2. Tiene que rendirle cuentas suficientes a su empleador sobre estos gastos dentro de un período de tiempo razonable.

3. Tiene que devolver todo reembolso o asignación en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

Vea Contabilidad Adecuada y Devolución de Reembolsos en Exceso, más adelante.

Un reembolso o asignación en exceso es toda cantidad que se le pague a usted que sea mayor a los gastos relacionados con los negocios de los cuales le rindió cuentas adecuadamente a su empleador.

La definición de un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias de su situación. No obstante, independientemente de los hechos y circunstancias de su situación, las acciones que tienen lugar dentro de los plazos especificados en la siguiente lista serán tratadas como si hubieran tenido lugar dentro de un período de tiempo razonable:

• Recibe un pago adelantado dentro de los 30 días después de haber incurrido en un gasto.

• Rinde cuentas adecuadamente de sus gastos dentro de los 60 días después de haberlos pagado o contraído.

• Devuelve todo reembolso en exceso dentro de los 120 días después de que el gasto haya sido pagado o contraído.

• Se le manda un estado de cuentas periódico (por lo menos trimestralmente) que le pide que devuelva o rinda cuentas adecuadamente de pagos adelantados pendientes y cumple con esta solicitud dentro de los 120 días siguientes a la fecha del estado de cuenta.

El empleado reúne los requisitos del plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas.   Si cumple con las tres reglas para los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, su empleador no debería incluir ningún reembolso en sus ingresos en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Si los gastos son iguales a su reembolso, no se llena el Formulario 2106. No tiene ninguna deducción ya que sus gastos y reembolso son iguales.

  

Si su empleador incluyó reembolsos en el recuadro 1 del Formulario W-2 y cumple con todas las reglas para los planes de deducción de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido.

No se cumplen las reglas para planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas.   Aunque a usted se le reembolsa bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, puede ser que algunos de sus gastos no reúnan todos los requisitos. Aquellos gastos que no cumplan con las tres reglas para estos planes anteriormente descritos son tratados como si se hubieran reembolsado bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas (explicado más adelante).

Reembolso de gastos no deducibles.   A usted tal vez se le reembolse bajo el plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador en caso de gastos relacionados con el negocio de dicho empleador, algunos de los cuales son deducibles como gastos de negocio del empleado y otros no lo son. Los reembolsos que reciba para los gastos no deducibles no cumplen con la regla (1) relativa a los planes de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas y dichos gastos son tratados como si se hubieran pagado bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

Ejemplo 26. .19. Ejemplo.

El plan de su empleador le reembolsa a usted los gastos de viaje mientras esté lejos de su domicilio por motivo de negocios y también los gastos por concepto de comida cuando trabaje tarde en la oficina, aunque no esté lejos de su domicilio. La parte del acuerdo que le reembolsa las comidas no deducibles cuando trabaja tarde en la oficina se trata como si hubiera sido pagada bajo un plan de deducción de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas.

El empleador toma la decisión de reembolsar a sus empleados bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas o uno sobre los que no hay que rendir cuentas. Si usted es empleado que recibe pagos bajo un plan de reembolsos sobre los que no hay que rendir cuentas, no puede convertir estas cantidades en pagos bajo un plan de reembolsos sobre los que sí hay que rendir cuentas al declarar sus gastos voluntariamente a su empleador y devolverle voluntariamente reembolsos en exceso al empleador.

Viáticos y Asignaciones para Automóvil

Si su empleador le reembolsa los gastos usando un viático o asignación para automóvil, normalmente usted puede usar la asignación para demostrar la cantidad de los gastos. Un viático o asignación para automóvil satisface los requisitos de la contabilidad adecuada con respecto a la cantidad de los gastos sólo si se dan todas las siguientes condiciones:

• Su empleador limita razonablemente los pagos de sus gastos a aquéllos que sean ordinarios y necesarios para el manejo de su ocupación o negocio.

• La asignación tiene una forma parecida a la de la tarifa federal y no es mayor a la misma (explicada más adelante).

• Usted demuestra el momento (fechas), lugar y propósito comercial de los gastos a su empleador (como se explica en la Tabla 26-2) dentro de un período de tiempo razonable.

• Usted no es pariente de su empleador (como se define más adelante). Si es pariente de su empleador, tiene que demostrar sus gastos ante el IRS aun si ya ha rendido cuentas adecuadamente a su empleador y devuelto todo reembolso excedente.

Si el IRS determina que las prácticas relativas a la asignación para viajes de un empleador no están basadas en un cálculo aproximado razonable de los costos de viaje (incluyendo las diferencias de costo en distintas zonas para cantidades de viáticos), no se considerará que haya rendido cuentas a su empleador. En este caso, tiene que poder demostrar sus gastos ante el IRS.

Pariente del empleador.   Usted es pariente de su empleador si:

1. El empleador es su hermano o hermana, hermanastro o hermanastra, esposo, antecesor o descendiente directo,

2. El empleador es una sociedad anónima en la cual usted es dueño de, directa o indirectamente, más del 10% del valor de las acciones en circulación o

3. Existen ciertas relaciones (tal como fideicomitente, fiduciario o beneficiario) entre usted, un fideicomiso y su empleador.

Se podría considerar que usted posee acciones indirectamente, para fines del punto (2), si tiene intereses financieros en una sociedad anónima, sociedad colectiva, caudal hereditario o fideicomiso propietario de las acciones o si un miembro de su familia o su socio es dueño de las acciones.

Tarifa federal.   La tarifa federal se puede calcular utilizando uno de los siguientes métodos:

1. Para cantidades de viáticos:

   1. La tarifa federal normal de viáticos.

   2. La asignación estándar para comidas.

   3. La tarifa de máximos y mínimos.

2. Para gastos de automóvil:

   1. La tarifa estándar por milla.

   2. Una tarifa fija y variable (conocida por sus siglas en inglés, FAVR).

La tarifa federal normal de viáticos.   La tarifa federal normal de viáticos es la cantidad más alta que el gobierno federal les pagará a sus empleados para gastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos (o únicamente gastos de comida y gastos imprevistos) cuando viajan a una zona determinada fuera del hogar. Las tarifas varían según los lugares. Estas tarifas deberían estar disponibles a través de su empleador. (Los empleadores pueden obtener en Internet la Publicación 1542, en inglés, en la cual aparecen las tarifas en los Estados Unidos continentales para el año en curso).

La asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas (explicada anteriormente) es la tarifa federal para comidas y gastos imprevistos (conocida por sus siglas en inglés, M&IE). La tarifa para la mayoría de las pequeñas localidades de los Estados Unidos es $39 al día desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año 2007. La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades califican para tarifas más altas. Las tarifas de todas las localidades dentro de los Estados Unidos continentales aparecen en la Publicación 1542, en inglés. También puede encontrar esta información en Internet en www.gsa.gov.

  Usted recibe una asignación únicamente para comida y gastos imprevistos cuando su empleador toma una de las siguientes acciones:

• Le provee alojamiento (se lo proporciona en especie).

• Le reembolsa, basándose en sus recibos, el costo real de su alojamiento.

• Paga directamente al hotel, motel, etc., por su alojamiento.

• No cree razonablemente que usted haya tenido (o tendrá) gastos de alojamiento, por ejemplo, cuando se queda con amigos o parientes o duerme en la cabina de su camión.

• Calcula la asignación en una base semejante a la que se usó al calcular su remuneración, tal como el número de horas trabajadas o millas recorridas.

Tarifa de máximos y mínimos.   Es un método simplificado para calcular la tarifa federal para viáticos correspondiente a viajes dentro de los Estados Unidos continentales. Elimina la necesidad de mantener una lista actualizada de la tarifa de viáticos para cada ciudad.

  Bajo el método de máximos y mínimos, la cantidad de viáticos para viajes durante el período de enero hasta septiembre del año 2007 es $246 al día (incluyendo $58 para comidas y gastos imprevistos (M&IE)) en ciertos lugares donde el costo de vida es alto. Todas las demás zonas tienen una cantidad para viáticos de $148 al día (incluyendo $45 para comidas y gastos imprevistos). (Los empleadores pueden obtener la Publicación 1542, en inglés, en la cual aparecen las zonas en las que pueden aplicar la cantidad de viáticos de $246 conforme al método de máximos y mínimos para la totalidad o parte de este período.

  

A partir del 1 de octubre del año 2007, la tarifa de viáticos bajo este método en ciertos lugares donde el costo de vida es alto disminuyó a $237 (incluyendo $58 para comidas y gastos imprevistos). La tarifa para todos los demás lugares aumentó a $152 (incluyendo $45 para comidas y gastos imprevistos). Sin embargo, un empleador puede seguir usando las tarifas descritas en el párrafo anterior para el resto del año 2007 si dichas tarifas y lugares se usan de manera uniforme durante octubre, noviembre y diciembre para todos los empleados. Los empleadores que no hayan hecho uso del método de máximos y mínimos durante los primeros 9 meses del año 2007 no pueden empezar a utilizarlo antes del año 2008. Vea Revenue Procedure 2007-63 (Procedimiento Tributario 2007-63) para más información. También, vea la Publicación 1542, en inglés, en Internet en www.irs.gov.

Cuándo prorratear la asignación estándar de comidas en días parciales de viaje.   La asignación estándar de comidas es para un día completo de 24 horas de viaje. Si viaja durante parte de un día, como en el caso de los días de salida y regreso, tiene que prorratear la tarifa del día entero para comidas y gastos imprevistos. También se aplica esta regla si su empleador utiliza la tarifa federal normal para viáticos o la tarifa de máximos y mínimos.

  Puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para calcular las comidas y gastos imprevistos federales para ese día:

1. Método 1:

   1. Para el día de su salida, añada ¾ de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes a dicho día.

   2. Para el día de su regreso, añada ¾ de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes al día anterior.

2. Método 2: Prorratee la asignación estándar de comidas utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con prácticas comerciales razonables.

La tarifa estándar por milla.   Es una tarifa fija por milla que puede usar para calcular los gastos deducibles de automóvil. Para el año 2007, la tarifa estándar por milla por operar su automóvil es 48.5/ centavos por milla.

Tarifa fija y variable (conocida por sus siglas en inglés, FAVR).   Es una asignación que su empleador podría usar para reembolsar sus gastos de automóvil. Bajo este método, su empleador paga una asignación que incluye un conjunto de pagos, los cuales cubren costos fijos y variables, tal como una tarifa de centavos por milla para cubrir los costos de operación variables (como la gasolina, el aceite, etc.) además de un monto fijo para cubrir costos fijos (como la depreciación (o pagos de alquiler), seguro, etc.). Si su empleador opta por utilizar este método, él le pedirá a usted la documentación necesaria.

Cómo declarar sus gastos con viáticos o asignación para automóvil.   Si su reembolso es en forma de asignación recibida bajo un plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas, los siguientes hechos afectan cómo usted declara su reembolso:

• La tarifa federal.

• Si la asignación o sus gastos reales eran mayores a la tarifa federal.

Las siguientes explicaciones detallan dónde declarar los gastos, teniendo en cuenta la diferencia entre la cantidad de su asignación y la tarifa federal.

Asignación menor o igual a la tarifa federal.   Si su asignación es menor o igual a la tarifa federal, la asignación no será incluida en el recuadro 1 del Formulario W-2. No necesita declarar los gastos relacionados ni la asignación en su declaración de impuestos si los gastos son iguales o menores a la asignación.

   Sin embargo, si sus gastos reales son mayores a la asignación, puede llenar el Formulario 2106 y deducir la cantidad excedente en el Anexo A del Formulario 1040. Si utiliza gastos reales, tiene que poder demostrar ante el IRS el total de la cantidad de sus gastos y reembolsos para el año entero. Si utiliza la asignación estándar para comidas o la tarifa estándar por milla, no tiene que demostrar esa cantidad.

Ejemplo 26. .20. Ejemplo.

Penélope recorre 10,000 millas al año en automóvil por motivo de negocios. Bajo el plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador, ella da cuenta del tiempo (fechas), lugar y propósito comercial de cada viaje. Su empleador le paga una asignación de millas de 35 centavos por milla.

Ya que los $4,850 en gastos de Penélope calculados bajo la tarifa estándar por milla (10,000 millas x 48.5 / centavos) son mayores a su reembolso de $3,500 (10,000 millas x 35 centavos), detalla sus deducciones para reclamar los gastos en exceso. Penélope llena el Formulario 2106 (mostrando todos sus gastos y reembolsos) y anota $1,350 ($4,850 - $3,500) como deducción detallada.

Asignación mayor a la tarifa federal.   Si su asignación es mayor a la tarifa federal, su empleador debe incluir la cantidad de la asignación hasta la tarifa federal en el recuadro 12 del Formulario W-2. Esta cantidad no es tributable. Sin embargo, la asignación en exceso será incluida en el recuadro 1 del Formulario W-2. Debe declarar esta parte de su asignación como si fuera ingreso de salario.

  Si sus gastos reales son menores o iguales a la tarifa federal, no debe llenar el Formulario 2106 ni reclamar ninguno de sus gastos en su declaración de impuestos.

   Sin embargo, si sus gastos reales son mayores a la tarifa federal, debe llenar el Formulario 2106 y deducir esos gastos excedentes. Debe declarar en el Formulario 2106 sus reembolsos hasta la tarifa federal (como se muestra en el recuadro 12 de su Formulario W-2) y todos sus gastos. Debe poder demostrar estos montos ante el IRS.

Ejemplo 26. .21. Ejemplo.

José vive y trabaja en Austin. En mayo, su empleador lo mandó a San Diego por 4 días y pagó la cuenta de hotel de José a través de un pago hecho directamente al hotel. El empleador le reembolsó $75 al día por comidas y gastos imprevistos. La tarifa federal para San Diego es de $64 al día.

José puede demostrar que sus gastos de comida reales fueron $380. El plan de reembolsos sobre los que hay que rendir cuentas de su empleador no pagará más de $75 al día por el viaje a San Diego, por lo tanto, José no le entrega a su empleador la documentación que demuestra que de hecho gastó $380. Sin embargo, sí da cuenta de la fecha, lugar y finalidad de negocios del viaje. Este es el único viaje de negocios que José realizó este año.

A José le reembolsaron $300 ($75 x 4 días). Dicha cantidad es $44 más alta que la tarifa federal de $256 ($64 x 4 días). Su empleador incluye los $44 como ingreso en el Formulario W-2 de José en el recuadro 1. Su empleador también anota $256 en el recuadro 12 del Formulario W-2 de José.

José llena el Formulario 2106 para calcular sus gastos deducibles. Anota el total de sus gastos reales del año ($380) en el Formulario 2106. También anota los reembolsos que no se incluyeron en su ingreso ($256). El total de su gasto deducible, antes de aplicar el límite del 50%, es $124. Después de calcular el límite del 50% sobre sus comidas y entretenimiento no reembolsados, incluirá el saldo, $62, como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040.

Esta sección describe en pocas palabras cómo llenan los empleados los Formularios 2106 y 2106-EZ. La Tabla 26-3 explica lo que el empleador declara en el Formulario W-2 y lo que el empleado declara en el Formulario 2106. Las instrucciones correspondientes a esos formularios tienen más información sobre cómo se completan.

Esta sección trata de las reglas especiales que corresponden al personal de reserva de las Fuerzas Armadas, funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios, artistas de actuación y empleados incapacitados que tengan gastos de trabajo relacionados con una incapacidad.

Guillermo Herrera es empleado de la empresa Fashion Clothing Co. en Manhattan, Nueva York. Durante el curso de una semana típica, Guillermo sale de su casa de Long Island el lunes por la mañana y va en automóvil hasta la ciudad de Albany a fin de presentarles a posibles clientes la línea de productos de la empresa Fashion durante tres días. Luego va en automóvil a la ciudad de Troy para enseñarle a un viejo cliente la nueva línea de mercancías de la empresa Fashion. Mientras Guillermo está en la ciudad de Troy, habla con Timoteo Moreno, agente de compras del almacén Town Department Store, para conversar sobre la línea nueva. Más tarde, Guillermo lleva a Juan Martínez, de la empresa Attire Co., a cenar para platicar sobre la posibilidad de que la empresa Attire Co. compre la nueva línea de ropa de la empresa Fashion.

Guillermo compró su automóvil el 3 de enero del año 2004. Utiliza la tarifa estándar por milla para propósitos de gastos de automóvil. Apunta el total de las millas que ha recorrido en automóvil, millas recorridas con fines comerciales, cargos de estacionamiento y peaje para el año. Guillermo apunta sus gastos y otra información afín en un registro de gastos de viaje (no mostrado aquí). Obtiene recibos de sus gastos de alojamiento y de todos los demás gastos de $75 o más.

Durante el año, Guillermo recorrió un total de 25,000 millas en automóvil, de las cuales 20,000 eran para fines de negocios. Contesta todas las preguntas de la Parte II del Formulario 2106-EZ y calcula que el gasto de automóvil es de $9,700 (20,000 x 48.5/ centavos por milla).

El total de sus gastos de negocio del empleado aparece en la siguiente tabla.

Guillermo recibió una asignación de $33,000 ($2,750 al mes) para ayudar a contrarrestar sus gastos. Guillermo no tuvo que rendir cuentas del reembolso a su empleador y los $33,000 se incluyeron como ingresos en el recuadro 1 del Formulario W-2.

Como el reembolso de Guillermo se incluyó en sus ingresos y utiliza la tarifa estándar por milla para sus gastos de automóvil, presenta el Formulario 2106-EZ con su declaración de impuestos. Su formulario completado aparece en la página siguiente.