Use la Forma W-9(SP) para solicitar el número de identificación del contribuyente (TIN) de una persona de los Estados Unidos (incluyendo a un(a) extranjero(a) residente) y para solicitar ciertas certificaciones y reclamos de exención. (Vea, Propósito de la Forma, en la Forma W-9(SP).) Los agentes de la retención pudieran requerir Formas W-9(SP) firmadas de beneficiarios exentos de los Estados Unidos para superar cualesquier presunciones de estado extranjero. Para propósitos federales, una persona de los Estados Unidos incluye, pero no se limita a:

Vea la sección 301.7701-6(a) de la Reglamentación, en inglés, para saber información adicional.

Para las sociedades colectivas sujetas a la retención de los impuestos en la fuente bajo la sección 1446, vea, ¿Qué Hay de Nuevo?, anteriormente.

Aconséjele a las personas extranjeras que usen la Forma W-8 apropiada. Vea la Pub. 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities (Retención del Impuesto sobre Extranjeros No Residentes y Entidades Extranjeras), disponible en inglés, para más información y una lista de las Formas W-8.

Además, un(a) extranjero(a) no residente también pudiera, bajo ciertas circunstancias, reclamar beneficios bajo un tratado tributario sobre ingresos de becas y de subsidios para pesquisas de investigación. Vea la Pub. 515 ó la Pub. 519, U.S. Tax Guide for Aliens (Guía sobre los Impuestos Estadounidenses para Extranjeros), ambas disponibles en inglés, para más información.

Los solicitantes pueden establecer un sistema para que los beneficiarios de pago y sus agentes puedan someter las Formas W-9(SP) electrónicamente, incluyendo por fax. Un(a) solicitante es cualquiera a quien se le requiere presentar una declaración informativa. Un(a) beneficiario(a) de pago es cualquiera a quien se le requiere proveer un número de identificación del contribuyente al(la) solicitante.

Para saber más detalles, vea los siguientes documentos en inglés:

La Forma W-9(SP) (o una forma substituta aceptable) es usada por personas a las cuales se les requiere presentar una declaración informativa ante el IRS para obtener el nombre y número de identificación del contribuyente (conocido por sus siglas en inglés, TIN) correcto del(la) beneficiario(a) de pago (o de otra persona). Para los individuos, el TIN por lo general es un número de seguro social (conocido por sus siglas en inglés, SSN).

Sin embargo, en algunos casos, los individuos que se convierten en extranjeros residentes de los Estados Unidos para propósitos tributarios no son elegibles para obtener un SSN. Esto incluye a ciertos extranjeros residentes que deben recibir declaraciones informativas pero que no pueden obtener un SSN.

Estos individuos deben solicitar un número de identificación personal del contribuyente (conocido por sus siglas en inglés, ITIN) por medio de la Forma W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos (o la Forma W-7, en inglés), a menos que tengan una solicitud pendiente para un SSN. Los individuos que tienen un ITIN deben proveerlo en la Forma W-9(SP).

Usted puede diseñar y usar su propia Forma W-9(SP) (una Forma W-9(SP) substituta) si su contenido es substancialmente similar al de la Forma W-9(SP) oficial del IRS y satisface ciertos requisitos de certificación.

Usted puede incorporar una Forma W-9(SP) substituta dentro de otras formas comerciales que usted usa normalmente, tal como tarjetas de firma para cuentas. Sin embargo, las certificaciones en la Forma W-9(SP) substituta deben decir claramente (tal como indica la Forma W-9(SP) oficial) que bajo pena de perjurio:

Usted no puede:

Una Forma W-9(SP) substituta que contiene una línea para la firma por separado sólo para las certificaciones satisface el requisito de que las certificaciones sean claramente indicadas.

Si una sola línea para la firma es usada para las certificaciones requeridas y para otras provisiones, las certificaciones deben ser puestas en relieve, encasilladas, impresas en letras negritas o presentadas en alguna otra manera que cause que el texto sobresalga de toda la otra información contenida en la forma substituta. Además, la siguiente declaración debe ser presentada para sobresalir de la misma manera como se describió anteriormente y debe aparecer inmediatamente encima de la línea para la firma:

“The Internal Revenue Service does not require your consent to any provision of this document other than the certifications required to avoid backup withholding. (El Servicio de Impuestos Internos no requiere su consentimiento para cualesquier provisiones que no sean las certificaciones requeridas para evitar la retención adicional de impuesto en la fuente.)”

Si usted usa una forma substituta, se le insta a (pero no se le requiere) proveer instrucciones para la Forma W-9(SP) al(la) beneficiario(a) de pago. Sin embargo, si el IRS le ha notificado al(la) beneficiario(a) de pago que aplica la retención adicional de impuesto, entonces usted debe instruirle al(la) beneficiario(a) de pago que tache el texto en la certificación que se refiere a la información sobre declarar de menos lo devengado. Estas instrucciones pueden ser dadas oralmente o por escrito. Vea la partida 2 de la sección titulada, Certificación, en la Forma W-9(SP). Para mayor información, vea el Procedimiento Tributario 83-89,1983-2, C.B. 613; ampliado por el Procedimiento Tributario 96-26 que se encuentra en la página 22 del I.R.B. 1996-8 que se puede ver, en inglés, en la ciberpágina
www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb96-08.pdf.

Para pagos de intereses y dividendos y para ciertos pagos con respecto a instrumentos con facilidad de canje, el(la) beneficiario(a) de pago puede entregarle una Forma W-9(SP) debidamente cumplimentada y firmada que tenga las palabras “Applied For” (Solicitado) escritas en la Parte I. Esto es un certificado “esperando TIN”. El(la) beneficiario(a) de pago tiene 60 días calendarios, a partir de la fecha en que usted recibió este certificado, para proveer un TIN. Si no recibe el TIN del(la) beneficiario(a) de pago en este período, usted deberá comenzar la retención adicional de impuesto sobre los pagos.

Aún si el(la) beneficiario(a) de pago le entrega un certificado “esperando TIN ”, usted debe hacer la retención adicional del impuesto sobre los pagos declarables de intereses y dividendos si el(la) beneficiario(a) de pago no certifica, bajo pena de perjurio, que el(la) beneficiario(a) de pago no está sujeto(a) a la retención adicional de impuesto en la fuente.

Aún si el(la) beneficiario(a) de pago no provee un TIN de la manera requerida, a usted no se le requiere hacer la retención adicional de impuesto sobre cualesquier pagos que haga si el(la) beneficiario(a) de pago es:

Las siguientes clases de pagos están exentas de la retención adicional de impuesto como se indica para las partidas 1 a 15 arriba.

Los pagos que no están sujetos a la declaración informativa también no están sujetos a la retención adicional de impuesto. Para más detalles, vea las secciones 6041, 6041A, 6042, 6044, 6045, 6049, 6050A y 6050N, más sus reglamentos. Los siguientes pagos están, por lo general, exentos de la retención adicional de impuesto.

Si el(la) primer(a) beneficiario(a) de pago nombrado(a) en la cuenta le entrega a usted una Forma W-8 u otra declaración similar firmada bajo pena de perjurio, la retención adicional de impuesto aplica a menos que:

Si cualquiera de los beneficiarios de pago conjuntos que no ha establecido estado de extranjero(a) le entrega a usted un TIN, use ese número para propósitos de la retención adicional de impuesto en la fuente y para la declaración de información.

Para mayor información sobre beneficiarios de pago extranjeros, vea las Instructions for the Requester of Forms W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP, and W-8IMY (Instrucciones para el(la) Solicitante de las Formas W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP y W-8IMY), disponibles en inglés.

Muestre el nombre completo y dirección tal como se proveyó en la Forma W-9(SP) en la declaración informativa que se presentó ante el IRS y en la copia provista al(la) beneficiario(a) de pago. Si usted hizo pagos a más de un(a) beneficiario(a) de pago, o si la cuenta está a más de un nombre, escriba en la línea para el nombre sólo el nombre del(la) beneficiario(a) de pago cuyo TIN aparece en la declaración informativa. Usted pudiera mostrar los nombres de cualesquier otros beneficiarios de pago en el área que está debajo de la primera línea para nombre.

El IRS le enviará una notificación (aviso) si el nombre y TIN del(la) beneficiario(a) de pago no corresponden con los que están en los archivos (registros) del IRS. (Vea el tema titulado, Pareo de Números de Identificación del Contribuyente, a continuación.) Usted pudiera tener que enviar una notificación “B” al(la) beneficiario(a) de pago para solicitar otro TIN. La Pub. 1281, disponible en inglés, contiene copias de dos clases de notificaciones “B”.

El pareo de los TIN le permiten a un(a) pagador(a) o su agente autorizado(a) a quien se le requiere presentar Formas 1099-B, DIV, INT, MISC, OID y/o PATR a verificar que las combinaciones de TIN y nombres correspondan a los que aparecen en los archivos (registros) del IRS antes de presentar las formas ante el IRS. El pareo de TIN es uno de los servicios electrónicos que se ofrecen y es accesible por medio del cibersitio del IRS. Visite el cibersitio www.irs.gov y busque el enlace “e-services” (servicios electrónicos). Se anticipa que los pagadores que validan las combinaciones de TIN y nombres antes de presentar las declaraciones informativas recibirán menos notificaciones (CP2100) “B” referentes a la retención adicional de impuesto y notificaciones de penalidades o multas.

Para más información sobre la retención adicional de impuesto en la fuente, consulte la Pub. 1281, Backup Withholding for Missing and Incorrect Name/TIN(s) (La Retención Adicional de Impuesto en la Fuente sobre Nombres/Números de Identificación del Contribuyente que Faltan o están Incorrectos), disponible en inglés.