Instrucciones para la Forma 941-PR (10/2006)

¿Por qué se usa la Forma 941-PR?

Estas instrucciones le darán a usted información fundamental sobre la Forma 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono. Además, le informan a usted sobre quién debe llenar la planilla, cómo se llena línea por línea y cuándo y adónde se debe radicarla. Si usted desea recibir más información en gran detalle acerca de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina contenidos en la Forma 941-PR, consulte la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, o visite nuestra ciberpágina de la internet en www.irs.gov y escriba “Employment Tax (contribución sobre el empleo)” en el encasillado que dice “Search” (Busque).

La ley federal requiere que usted, como patrono(a) o empleador(a), les retenga las contribuciones a los cheques de sueldo o salario de sus empleados. Cada vez que usted paga salarios, debe retener — es decir, sacar de los cheques de salario de sus empleados — ciertas cantidades para pagar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare (las contribuciones sobre la nómina). De acuerdo con el sistema de la retención de contribuciones, éstas mismas que se retienen a sus empleados se acreditarán en sus cuentas del seguro social para pagar sus obligaciones contributivas correspondientes.

La ley federal también requiere que sólo el patrono(a) o empleador(a) pague cualquier obligación resultante de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondientes al(la) patrono(a) o empleador(a). No se les retiene esta porción de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare a los empleados.

Use la Forma 941-PR para informar:

Contribuciones sobre la nómina para el trimestre;
Ajustes a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare por fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y el seguro temporal de vida colectivo, correspondientes al trimestre actual; y
Ajustes a las contribuciones sobre la nómina correspondientes a trimestres anteriores (por favor, adjunte la Forma 941cPR).

¿Quién debe radicar la Forma 941-PR?

Si usted es patrono(a) o empleador(a), debe radicar la Forma 941-PR trimestralmente para informar:

Salarios que usted haya pagado,
Propinas que sus empleados hayan recibido y
Contribuciones al seguro social y al Medicare correspondientes tanto al patrono o empleador(a) como al(la) empleado(a).

Una vez radicada su primera Forma 941-PR, usted tiene que radicar una planilla para cada trimestre aun cuando no haya tenido ningún ingreso que debe ser informado.

Excepciones

Hay reglas especiales que corresponden a ciertos patronos o empleadores.

Los patronos o empleadores estacionales, no tienen que radicar la Forma 941-PR para los trimestres durante los cuales no han tenido una obligación contributiva, debido a que no han pagado salarios en esos trimestres. Para avisarle al IRS del hecho de que usted no va a radicar una planilla por uno o más trimestres del año, marque el encasillado que aparece en la línea 17 para cada trimestre en el que usted radica la Forma 941-PR. Vea el apartado 12 de la Publicación 179 (Circular PR) para más detalles.
Los patronos o empleadores de empleados domésticos no suelen radicar la Forma 941-PR. Vea la Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos o empleadores de empleados domésticos), en inglés, y el Anexo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, para mayor información.
Los patronos o empleadores de empleados agrícolas no suelen radicar la Forma 941-PR. Vea la Forma 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas, y la Publicación 179 (Circular PR).

¿Qué pasará si usted reorganiza o cierra su negocio?

Si usted vende o transfiere su negocio...

Si vende o transfiere su negocio, tanto usted como el(la) nuevo(a) dueño(a) deben cada uno(a) radicar una Forma 941-PR para el trimestre en el cual se celebró la transferencia. Informe únicamente los sueldos y salarios que usted mismo(a) pagó.

Cuando se consolidan dos empresas, la empresa que continúa en vigor debe radicar una Forma 941-PR para el trimestre en el cual se ocurrió la fusión y la otra empresa tiene que radicar una planilla final.

Cuando una clase de negocio se cambia a otra - tal como un negocio de un(a) solo(a) dueño(a) que se convierte en una sociedad colectiva (partnership) o en una corporación - se considera este tipo de cambio como una transferencia. Vea el apartado 1 de la Publicación 15 (Circular E), en inglés, para más detalles. Si se le ocurre una transferencia, usted quizás tendrá que obtener un Número de Identificación Patronal (EIN, siglas en inglés) nuevo. Asegúrese de incluir una declaración que informa lo siguiente:

Nombre del(la) dueño(a) nuevo(a) (o el nombre de la empresa nueva);
Sobre si la empresa actualmente es un negocio propio, sociedad colectiva (partnership) o corporación (sociedad anónima);
Clase de cambio que se efectuó (venta o transferencia);
Fecha en la cual se efectuó el cambio;
Nombre del individuo que lleva los récords de la nómina y la dirección donde se guardarán tales récords.

Si se cierra su negocio...

Si usted cierra su negocio o deja de pagar sueldos y salarios a sus empleados, tiene que radicar una planilla final. Para informarle al IRS que la planilla para cierto trimestre va a ser su planilla final, por favor, marque el encasillado en la línea 16 y anote la última fecha en la cual usted pagó salarios. Además, adjunte una declaración a su planilla en la cual aparece el nombre del individuo que mantiene los récords de la nómina y la dirección del lugar en el cual se guardarán dichos récords.

Si participó en una fusión estatutoria o consolidación, o califica para la clasificación de predecesor-sucesor debido a una adquisición, usted debería, por lo general, radicar el Anexo D (Schedule D) de la Forma 941, Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations, en inglés. Vea las instrucciones para el Anexo D (Forma 941) a fin de determinar si usted debería radicar el Anexo D (Forma 941) y cuando debería rendirlo.

¿Cuándo se debe radicar la planilla?

Por favor, radique la Forma 941-PR para el trimestre durante el cual usted paga por primera vez sueldos y salarios que están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. Vea la tabla, Cuándo se debe radicar la Forma 941-PR, más abajo.

Usted tiene que seguir radicando una planilla para cada trimestre sucesivo — cada tres meses — aun cuando no tenga ninguna contribución que informar (a no ser que sea un(a) patrono(a) o empleador(a) estacional o radique su última planilla. Vea, patronos o empleadores estacionales, en esta página, así como Si se cierra su negocio..., anteriormente).

Por favor, radique la Forma 941-PR solamente una vez para cada trimestre. Si usted radica usando medios electrónicos, no puede radicar otra vez usando la versión en papel. Para mayor información sobre cómo radicar la Forma 941-PR por medios electrónicos, vea, Radicación y pago por medios electrónicos, en la página 1.

Cuándo se debe radicar la Forma 941-PR

Trimestres	Si el trimestre termina el	Se radica la planilla para el
Enero-feb.-marzo	31 de marzo	30 de abril
Abril-mayo-junio	30 de junio	31 de julio
Julio-agosto-sept	30 de septiembre	31 de octubre
Oct.-nov.-dic.	31 de diciembre	31 de enero

Por ejemplo, usted debe informar los sueldos y salarios pagados durante el primer trimestre — desde enero hasta marzo, inclusive — por regla general, el, o antes del, 30 de abril. Sin embargo, si depositó a tiempo en su totalidad la contribución que adeudaba durante un trimestre, usted tendrá hasta 10 días del calendario (naturales) adicionales a partir de las fechas, indicadas arriba, para radicar la Forma 941-PR.

Consideramos que se radicó su planilla a su debido tiempo si la misma fue enviada a la dirección correcta con categoría de “First Class” o si fue enviada usando uno de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS para la fecha de vencimiento de la radicación de la planilla. Vea la Publicación 179 (Circular PR) para más información acerca de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS.

Si cualquier fecha para radicar una planilla, indicada arriba, cae un sábado, domingo o día feriado, usted puede radicar la planilla el próximo día comercial.

¿Cómo deberá usted completar la Forma 941-PR?

Repase la información sobre su negocio en la parte superior de la planilla

Si usa una Forma 941-PR que contiene el nombre y dirección de su negocio ya impresos en la parte superior de la planilla, por favor, asegúrese de que esta información aparece correcta. Examine cuidadosamente su EIN para asegurar de que el mismo sea exactamente igual al EIN designado a su negocio por el IRS. Si cualquier información aparece incorrecta, táchela y escriba a maquinilla o en letras de molde la información correcta. Vea también, Si usted cambia su nombre o dirección..., más adelante.

Si usted le paga a un(a) profesional para que éste(a) le llene la planilla, asegúrese de que dicha persona usa el nombre, dirección y EIN del negocio de usted exactamente como aparecen en la planilla impresa que le enviamos.

Si usted no usa una Forma 941-PR con la información ya impresa, escriba a mano o a maquinilla su EIN, nombre y dirección en los espacios provistos. Usted debe anotar su nombre y EIN aquí y también en la parte superior de la segunda página aun cuando no haya completado ni devuelto la Forma 941-V(PR), Pago-Comprobante. Por favor, no use su número de seguro social (SSN) ni su número de identificación personal del(la) contribuyente (ITIN). Por lo general, usted anotará el nombre comercial (legal) que había usado al solicitar su EIN en la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN). Por ejemplo, si usted es dueño(a) único(a) de su negocio, anotará Roberto Herrera en la línea que dice “Nombre” y “Bicicletas Roberto” donde dice “Nombre comercial”. Deje en blanco la línea “Nombre comercial” si este nombre es igual al “Nombre” de usted.

Número de identificación patronal (EIN). Para asegurar de que los negocios cumplen con las leyes federales de la contribución, el IRS se ocupa de controlar los pagos de contribución mediante el uso de un sistema de números. El número de identificación patronal (EIN) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas, así como a algunos negocios de un(a) solo(a) dueño(a). Todo negocio deberá solicitar este número y anotarlo en toda planilla o informe de contribución mientras que siga en operación.

Su negocio deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número, deberá informar a la oficina del IRS donde usted suele radicar sus planillas de contribución cuando no tiene que incluir un pago o llamar a la IRS Business and Specialty Tax Line al 1-800-829-4933.

Si usted no tiene un EIN, solicítele uno al IRS por correo, por teléfono o por fax. Usted puede bajar la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación del Patrono (EIN), visitando la ciberpágina del IRS en www.irs.gov. Si usted no tiene su EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, por favor, anote “Solicitado” y la fecha de su petición en el espacio para tal número.

Consejo. Asegúrese siempre de que el EIN que aparece en la planilla que usted radica es exactamente igual al EIN que el IRS le designó a su negocio. Por favor, no use su número de seguro social personal en ninguna planilla que pida un EIN. La radicación de una Forma 941-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio podría resultar en multas o penalidades y demoras en el proceso de su planilla.

Si usted cambia su nombre o dirección...

Notifique al IRS inmediatamente al cambiar su nombre o dirección.

Escriba a la oficina del IRS (donde normalmente radicará su planilla al no incluir un pago) para informarle al IRS sobre cualquier cambio a su nombre. (Obtenga la Publicación 1635, Understanding Your EIN (Comprendiendo Su EIN), en inglés, para determinar si usted debe solicitar otro EIN).
Llene y envíe la Forma 8822, Change of Address (Cambio de dirección), también en inglés, para informar cualquier cambio a su dirección.

Marque el encasillado para el trimestre

Debajo de Informe para este trimestre. . . en la parte superior de la planilla, marque el encasillado del trimestre para el cual usted radica esta planilla. Asegúrese de que el trimestre en cuestión es el mismo que aparece en cualquier Anexo B (Forma 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte.

Cómo completar y radicar la planilla

Anote las partidas en la Forma 941-PR tal como se muestra a continuación para evitar problemas con la lectura óptica de caracteres (scanning) y con el procesamiento:

Use letra de imprenta de tipo Courier de 12 puntos (si posible) para cada anotación que usted escriba a maquinilla o con computadora para llenar su planilla.
Omita el signo de dólares y puntos decimales. El uso de comas es opcional. (Informe las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que está impreso y los centavos a la derecha del punto.)
Deje en blanco (menos las líneas 1 y 7h) cualquier espacio para anotar datos que tengan un valor de cero.
Use el signo menos al anotar cantidades negativas (si posible). De otra manera, anote la cantidad negativa entre paréntesis.
Anote su nombre y EIN en todas las páginas y anexos. (Los que usan la Forma 941-PR con la información impresa por el IRS no tienen que anotar su nombre y EIN en la página 2.)

Conciliación de las Formas 941-PR con la Forma W-3PR

El IRS concilia las cantidades informadas en las Formas 941-PR trimestrales con las cantidades reportadas en las Formas 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Forma W-3PR anual, Transmisión de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS se comunique con usted para resolver tales discrepancias. Las cantidades que se concilian son:

Sueldos y salarios sujetos a la contribución al seguro social,
Propinas sujetas a la contribución al seguro social y
Sueldos y salarios sujetos a la contribución al seguro Medicare.

Vea el apartado 12 de la Publicación 179 (Circular PR) para mayor información, así como las instrucciones para el Anexo D (Forma 941), en inglés.

Cómo hacer los depósitos: ¿Cuándo debe usted depositar sus contribuciones?

Determine si usted es un(a) depositante de itinerario mensual o de itinerario bisemanal para el trimestre

El IRS usa dos clases de reglas de depósito para determinar cuando los negocios deberían depositar sus contribuciones al seguro social y al Medicare. Esos calendarios le informarán a usted cuándo debe hacer un depósito después de un día de pago.

Su calendario de depósitos no se determina por la frecuencia de los días en que usted paga a sus empleados. Su calendario de depósito depende del total de la obligación contributiva que usted informó en la Forma 941-PR durante el período retroactivo del trimestre anterior (desde el 1ero de julio del segundo año anterior hasta el 30 de junio del año pasado). Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR), para más detalles.

Antes del comienzo de cada año calendario, tiene que determinar cuál de los calendarios de depósito debe usted usar. Si informó:

$50,000 ó menos por concepto de contribuciones durante el período retroactivo, usted es depositante de itinerario mensual. Marque el encasillado apropiado en la línea 15 y llene la obligación contributiva para cada mes del trimestre.
Más de $50,000 por concepto de contribuciones durante el período retroactivo, usted es depositante de itinerario bisemanal. Marque el encasillado apropiado en la línea 15 y llene el Anexo B (Forma 941-PR) del 2006 e inclúyalo con la Forma 941-PR cuando decida radicarla.

Consejo: Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR) para la Regla de depositar $100,000 el próximo día para contribuciones que se han acumulado en $100,000 ó más en cualquier día durante el período de depósito.

¿Cómo debe usted depositar sus contribuciones?

Usted pudiera estar obligado(a) a depositar tanto la contribución al seguro social como al seguro Medicare correspondientes al patrono(a) o empleador(a) y al(la) empleado(a). Si sus contribuciones suman:

Menos de $2,500 para el trimestre. Usted no tiene que hacer un depósito de contribución en este caso y puede pagar el saldo debido en su totalidad al radicar una planilla de contribución a su debido tiempo. Sin embargo, si usted no está seguro(a) si sus contribuciones van a ascender a menos de $2,500 para el trimestre, deposite sus contribuciones según las reglas explicadas anteriormente (arriba) para así evitar multas y penalidades por no depositar.
$2,500 ó más para el trimestre. Usted debe depositar sus contribuciones usando el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema de Pagos Electrónicos de las Contribuciones Federales, o sea, EFTPS—siglas en inglés) o haciendo depósitos de contribuciones en una institución financiera autorizada a aceptar depósitos de contribuciones federales (o sea, una depositaria autorizada) con la Forma 8109, Federal Tax Deposit Coupon (Cupón de depósito de la contribución federal). Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR), para más detalles.

Consejo: El sistema EFTPS es una manera bien fácil para que todo(a) patrono(a) o empleador(a) pueda hacer sus depósitos de contribución. El uso del sistema EFTPS ayuda a eliminar los errores que se suelen cometer usando los cupones de depósito de la contribución federal (Forma 8109). Algunos contribuyentes están obligados a usar el sistema EFTPS para hacer depósitos de contribución. Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR), para más detalles.

¿Qué hay que saber de las multas e intereses?

Evitando el pago de multas e intereses

Usted puede evitar el pago de multas e intereses si:

Deposita las contribuciones cuando se debe hacerlo, usando el sistema EFTPS, si se le obliga,
Radica su Forma 941-PR a su debido tiempo,
Informa correctamente su obligación tributaria (contribución por pagar),
Somete cheques valederos al IRS,
Entrega las Formas 499R-2/W-2PR correctas a sus empleados y
Radica los Originales de las mismas ante la Administración del Seguro Social (SSA) a su debido tiempo y sin errores.

Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Publicación 179 (Circular PR), para más detalles.

Use la Forma 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés, para solicitar reducción o eliminación de multas e intereses impuestos sobre usted. Por favor, no solicite una reducción o eliminación de multas e intereses impuestos mediante la Forma 941-PR o la Forma 941cPR, PLANILLA PARA LA CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN FACILITADA ANTERIORMENTE EN CUMPLIMIENTO CON LA LEY DEL SEGURO SOCIAL Y DEL SEGURO MEDICARE.

Importante: Se le podrá aplicar una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare que se debieran haber retenido o pagado. Esta multa es la cantidad íntegra de las contribuciones no pagadas al fondo fiduciario. Puede aplicarse cuando esas contribuciones no pagadas no se pueden recaudar o cobrar al(la) patrono(a) o a un negocio. La multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a toda persona que el IRS considere responsable de cobrar, tener cuenta de y pagar esas contribuciones y culpable cuando dejan de pagarlas intencionalmente. Vea el apartado 11 de la Publicación 179 (Circular PR) para más información.

¿Adónde deberá usted enviar la planilla?

Envíe su Forma 941-PR al:

Forma 941-PR con pago incluido	Internal Revenue Service P. O. Box 105273 Atlanta, GA 30348-5273
Forma 941-PR sin pago	Internal Revenue Service P.O. Box 409101 Ogden, UT 84409

Precaución: La dirección a la cual usted radica sus planillas de contribución o envía sus pagos de contribución pudiera haberse cambiado. Si usa un sobre facilitado por el IRS, asegúrese de usar sólo las etiquetas y el sobre que se encuentran en este juego de formas de contribución. No envíe la Forma 941-PR ni ningún pago a la Administración del Seguro Social (SSA).

Retención de la contribución federal sobre ingresos

En el caso de un(a) empleado(a) que es ciudadano(a) de los Estados Unidos y que trabaja para un patrono que no sean los Estados Unidos o alguna de sus agencias, no hay que retener la contribución federal sobre ingresos de los salarios pagados a dicho(a) empleado(a), si el patrono está obligado a retener la contribución sobre ingresos de Puerto Rico en conformidad con sus leyes o cuando es razonable creer que tal empleado(a) será, durante todo el año calendario, residente de buena fe (bona fide) de Puerto Rico. No obstante, si un patrono tiene un(a) empleado(a) en Puerto Rico, que es ciudadano(a) de los Estados Unidos y de cuyos salarios no se exige la retención de la contribución sobre ingresos de acuerdo con la ley de Puerto Rico, y si tal empleado(a) no piensa adquirir residencia de buena fe (bona fide) en Puerto Rico por todo el año calendario, dicho patrono está obligado a retener la contribución federal sobre ingresos de los salarios pagados al (a la) mencionado(a) empleado(a). En casos como éste, el patrono deberá consultar con nuestra oficina del IRS en Guaynabo.

Use la Forma 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax Return, en inglés, en lugar de la Forma 941-PR si usted tiene que retener la contribución federal sobre ingresos de los salarios pagados a sus empleados. Puede obtener las formas necesarias y las instrucciones pertinentes en nuestra oficina en Guaynabo o descargándolas de la ciberpágina del IRS en la internet www.irs.gov.

Instrucciones Generales: Cómo comprender la Forma 941-PR