Publicación 179 , Circular PR |
2005 Tax Year |
Publicación 179 - Main Contents
Es patrono toda persona u organización para quién un individuo presta servicios como empleado(a). El patrono tiene derecho
a despedir al(la) empleado(a) y suele proveer los medios y el lugar de trabajo. El término incluye a cualquier persona u organización
que pague salarios a un(a) ex empleado(a) después de que éste(a) deje el empleo.
Líder de cuadrilla agrícola.
Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Un(a) líder de cuadrilla es una
persona que procura y paga (por sí mismo(a) o por el(la) operador(a) de una finca) a trabajadores que prestan servicios agrícolas
para
el(la) operador(a) de una finca. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el(la) operador(a) de la finca que indique que
usted es su empleado(a), y
si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el(la) operador(a) de una finca), entonces, a usted se le considera un(a)
líder de
cuadrilla.
2. ¿Quiénes son empleados?
Por lo general, todo(a), empleado(a) se define de acuerdo con la ley común o con las reglas especiales para ciertas situaciones.
Este apartado le explica dichas categorías. Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax
Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2 titulado, Employee or
Independent Contractor? (¿Empleado(a) o Contratista Independiente?), el cual indica las distinciones entre un(a) contratista
independiente y un(a) empleado(a) y también da unos ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Si un individuo
que trabaja para
usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un(a) empleado(a) bajo la ley común (que se discute
más adelante), no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales por razón del empleo.
Estado de empleado(a) bajo la ley común.
Por regla general, el(la) trabajador(a) que preste servicios para usted es un(a) empleado(a) suyo(a) si usted tiene
todo el control, tanto en lo
referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. No importa que usted le permita al(la) empleado(a) amplia facultad
y libertad de
acción. Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se presten,
el individuo es
un empleado suyo. Esto sí es importante. Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican sobre si un individuo
que le
presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, bajo el apartado 2, Employee or
Independent Contractor? (¿Empleado(a) o Contratista Independiente?), en inglés.
Si la relación patrono-empleado(a) existe, no importa el nombre o la descripción que se le dé a cada persona en dicha
relación. Lo que sí tiene importancia referente a la clasificación del(la) empleado(a) es la esencia de la relación
comercial. Además, tampoco importa si el individuo trabaja a jornada completa o parcial.
Para propósitos de las contribuciones por razón del empleo, no se establece distinción entre clases de empleados.
Los
superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Por lo general, un(a) oficial de una corporación es un(a)
empleado(a), pero un(a) director(a) no es un(a) empleado(a). A un(a) oficial que no presta servicios o que presta solamente
servicios de menor
importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado(a).
Usted por regla general tiene que retener y pagar las contribuciones al seguro social y al Medicare de los salarios que paga a sus
empleados bajo la ley común. Sin embargo, ciertos empleados estarán exentos de pagar una o más de estas contribuciones. Vea
las
instrucciones de la Forma 1040-PR para una explicación sobre empleados de organizaciones exentas y de instituciones religiosas.
Empleados arrendados.
En ciertos casos, una corporación que facilita trabajadores a varias personas y empresas profesionales es el patrono
de esos trabajadores
para efectos de las contribuciones por razón del empleo. Por ejemplo, una corporación de servicios profesionales puede suministrar
los
servicios de secretarias, enfermeras y otros trabajadores por el estilo a sus clientes contratados.
Dicha corporación de servicios contrata a sus clientes (subscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir
y los
honorarios o remuneraciones que va a pagar a la corporación de servicios por cada trabajador(a) facilitado(a). La corporación
de
servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del(la) trabajador(a) prestados al(la) cliente (subscriptor(a)),
incluyendo el derecho
de despedir o destinar nuevamente al(la) trabajador(a). La corporación de servicios profesionales contrata a los trabajadores,
regula el pago
de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. Les suministra otros beneficios de empleo también.
Dicha
corporación es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones por razón del empleo.
Contratistas independientes.
Las personas físicas tales como abogados, contratistas, subcontratistas, estenógrafos públicos y subastadores que
ejercen u
operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante la cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no
son
empleados. Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las
circunstancias de
cada caso individualmente. La regla general es que un individuo es un contratista independiente si usted, es decir, el pagador,
tiene el derecho de
controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo o servicios prestados y no los métodos ni maneras usados en obtener
el
resultado.
Empleados estatutarios.
Hay unas cuantas definiciones especiales de empleado(a) para propósitos de las contribuciones al seguro social,
Medicare y FUTA.
Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados bajo la ley común, serán considerados empleados para
los
efectos de las contribuciones al seguro social y al Medicare si reúnen todas las tres Condiciones, más abajo.
a. Un(a) chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche), o que recoge o entrega ropa lavada
y planchada,
o lavada en seco para otra persona.
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b. Un(a) vendedor(a)-agente de seguros de vida que trabaja a jornada completa y que vende mayormente para una sola empresa. |
c. Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quién presta los servicios, utilizando
los
materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella.
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d. Un(a) vendedor(a) local o ambulante (excepto un(a) chofer-agente o un(a) chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo
(excepto por
ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por unos clientes. Los pedidos tienen que ser para
artículos de reventa
o de materiales usados en la profesión u ocupación del(la) cliente. Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas,
contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamientos.
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Condiciones.
Reténgale al(la) empleado(a) las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas al(la)
empleado(a) si todas las tres condiciones a continuación le corresponden:
-
De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que los servicios serán prestados personalmente por dicho(a) empleado(a).
-
El(la) empleado(a) no ha invertido substancialmente en el equipo ni en las facilidades usadas para prestar dichos servicios
(excepto en las
facilidades de transporte).
-
Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga.
Las personas que se encuentran en la categoría a o d son también empleados para fines de la contribución
al fondo federal para el desempleo ( FUTA), con tal que satisfagan las condiciones de la 1 a la 3.
Si desea obtener información adicional, póngase en contacto con la oficina del IRS. La dirección y el
teléfono de la misma aparecen en la página 2 de esta publicación.
Individuos estatutarios que no son empleados.
La ley clasifica como individuos estatutarios que no son empleados a ciertos vendedores directos, agentes de bienes
raíces autorizados y a
ciertas personas a quienes se les paga para acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. A los vendedores directos y
los agentes de bienes
raíces se les trata como personas que trabajan por cuenta propia para efectos de todas las contribuciones federales, incluyendo
las
contribuciones por razón del empleo, si:
-
Considerablemente todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan
directamente a las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y
-
Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para
efectos
de las contribuciones federales.
Vendedores directos.
Los vendedores directos incluyen las personas que se encuentran en cualquiera de los tres grupos siguientes:
-
Personas que se ocupan en vender (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo en el hogar o en su lugar de
operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
-
Personas que se ocupan en vender (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a cualquier comprador(a) a base de
compras y
ventas, a base de depósito de comisiones, o a cualquier base similar prescrita por la reglamentación para que dichos artículos
sean revendidos en el hogar o en su lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.
-
Personas que se ocupan en el negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo cualesquier servicios
relacionados directamente a tal entrega o distribución).
El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas
directas de parte de sus
vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Tales actividades
incluyen la
provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y
reclutamiento. Para obtener más información sobre los vendedores directos, vea la Publicación 911, Direct Sellers
(Vendedores Directos), en inglés.
Agentes de bienes raíces autorizados.
Esta categoría incluye los individuos que se ocupan en las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes
raíces si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades por el estilo.
Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras.
Las personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras son individuos que proveen atención
personal,
compañía o servicios de guardería a niños o a individuos que son de edad avanzada o están incapacitados. Una
persona que desempeña el oficio o comercio de comunicar a estos proveedores de compañía o cuidado con las personas que desean
emplearlos no será tratada como patrono de los proveedores de compañía o cuidado si esa persona no recibe o paga el sueldo
o
salarios de los proveedores de compañía o cuidado y es compensada por los proveedores de compañía o cuidado o por las
personas que los emplean por medio de una base de cargos.
Clasificación errónea de empleados.
Si clasifica a un(a) empleado(a) como si no fuera empleado(a) estatutario(a) y no le retuvo a tal empleado(a) las
contribuciones al seguro social y
al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Vea la sección 3509 del Código Federal de
Rentas Internas para más detalles. También vea, Adiciones especiales al impuesto, en el apartado 12.
Disposiciones de exención.
Si usted tiene motivos razonables para no tratar a un(a) empleado(a) como si fuera su empleado(a), usted quizás recibirá
una
exención de pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Para tener derecho a esta exención del pago
de las
contribuciones, usted deberá radicar todas las planillas de información de una manera uniforme con respecto a la forma en
que clasifica
al(la) trabajador(a). Además, para tener derecho a la exención en cualquier período que haya comenzado después de 1977,
usted (el patrono) o su predecesor, no debe haber clasificado como empleado(a) a ningún(a) trabajador(a) que ocupe o haya
ocupado una
posición casi igual a la del(la) trabajador(a) en cuestión.
Especialista técnico de servicios.
Esta exención no se le aplica a ningún(a) trabajador(a) que provea servicios a otro negocio (el(la) cliente) como
especialista
técnico(a) de acuerdo a un arreglo entre el negocio que provee el(la) trabajador(a), tal como una empresa de servicios técnicos,
y
el(la) cliente. Un(a) especialista técnico(a) de servicios puede ser un(a) ingeniero(a), programador(a) de computadoras, diseñador(a),
especialista en informática, analista de sistemas o cualquier otro(a) trabajador(a) de talentos o habilidades semejantes que
realice trabajos
similares.
Esta regla no afectará la determinación sobre si el(la) especialista técnico(a) de servicios es un(a) empleado(a)
de acuerdo a
la relación patrono-empleado(a) bajo la ley común. Si un negocio que provee especialistas técnicos de servicios a los clientes
clasifica correctamente como contratista independiente a un(a) especialista técnico(a) de servicios, de acuerdo a lo establecido
bajo la ley
común, el negocio no estará sujeto a la contribución por razón del empleo sobre las remuneraciones que le pague a dicho(a)
especialista técnico(a) de servicios. Además, si usted contrata directamente a un(a) especialista técnico(a) de servicios
para
que éste(a) desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, usted quizás
tendrá derecho aún a la exención. Vea el apartado 2 titulado, Employee or Independent Contractor?
(¿Empleado(a) o Contratista Independiente?) de la Publicación 15-A, en inglés.
Ayuda provista por el IRS.
Para más información, póngase en contacto con nuestra oficina en Guaynabo. Si usted desea que el IRS le haga la
determinación acerca de la categoría de empleo de un(a) trabajador(a) suyo(a), radique la Forma SS-8PR, Determinación del
Estado
de Empleo de un(a) Trabajador(a) para Propósitos de las Contribuciones Federales sobre el Empleo, disponible en español. Puede
obtener
un ejemplar de esta forma llamando al 1-800- TAX- FORM (1-800-829-3676).
3. Número de identificación patronal (EIN)
Un número de identificación patronal (conocido por sus siglas en inglés, EIN) es un número que
consta de nueve dígitos que el IRS les expide a los patronos. Los dígitos están organizados de la siguiente manera:
00-0000000. Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios,
y otras
ciertas organizaciones y entidades que no tienen empleados. Usted deberá anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia
relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA.
Si usted no tiene un EIN, por favor, solicítelo llenando la Forma SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación del
Patrono (EIN). Esta forma contiene información sobre cómo solicitar un EIN por correo, por fax o por
teléfono.
Si usted no tiene su EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, por favor, escriba “Solicitado” y la fecha de su
petición en el espacio para tal número. Si usted adquiere el negocio de otro patrono, no deberá usar el número asignado a
éste último. Haga su cheque por cualquier saldo debido pagadero al “United States Treasury” (Tesoro de los Estados
Unidos) e incluya en el mismo su nombre (tal como aparece en la Forma SS-4PR), dirección, clase de contribución, período
contributivo en cuestión y la fecha en la que usted solicitó el EIN.
Usted deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro(a) de cuál de ellos
deberá usar, llame al IRS Business and Specialty Tax Line (Línea para Asuntos Relacionados con las Contribuciones de Negocios
y Contribuciones Especiales del IRS) al 1-800-829-4933 (los usuarios del sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059).
Proporcione los números que tiene, el nombre y la dirección a los cuales fueron asignados y la dirección de la ubicación
principal de su negocio. El IRS le indicará el EIN que deberá usar.
Para mayor información, vea la Publicación 1635, Understanding Your EIN (Comprendiendo su EIN) y la
Publicación 583, Starting A Business and Keeping Records (Comenzando un Negocio y Manteniendo Registros), ambas en inglés.
4. Número de seguro social (SSN)
El número de seguro social (conocido por sus siglas en inglés, SSN) de un(a) empleado(a) consta de nueve
dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Usted deberá tener el nombre y SSN de cada empleado(a) suyo(a),
porque deberá incluirlos correctamente en la Forma 499R-2/W-2PR que le prepare a él(ella). De no ser así, usted podría
estar sujeto(a) a pagar una multa o penalidad a menos que usted tenga un motivo razonable. Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause
Regulations and Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (including instructions for reading magnetic tape) (Reglamentación y
requisitos sobre los motivos razonables y nombres/números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos
(incluyendo las instrucciones para la lectura de cintas magnéticas)), en ingles, para más información. Deberá pedirle a
cada empleado(a) que le muestre a usted su tarjeta de seguro social. El(la) empleado(a) puede mostrarle a usted su tarjeta
de seguro social si la
misma está disponible. Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de seguro social de su empleado(a) si éste(a)
se la
muestra a usted.
Si un(a) empleado(a) no tiene una tarjeta de seguro social o le hace falta una nueva, el(la) empleado(a) deberá solicitarla
usando la Forma
SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, disponible en español, y sometiendo la documentación solicitada. Unicamente
el(la)
empleado(a) puede llenar y firmar la Forma SS-5-SP; el patrono no la puede someter. Si el(la) empleado(a) ha solicitado un
SSN pero
aún no lo tiene cuando llega el momento de prepararle su Forma 499R-2/W-2PR, escriba “Solicitado” en la planilla. Cuando el(la)
empleado(a) recibe su SSN, radique la Forma 499R-2c/W-2cPR, Corrección A Comprobante de Retención, para incluir el
SSN del(la) empleado(a).
Aviso:
Asegúrese de escribir el nombre y SSN de cada empleado(a) tal como aparecen en su tarjeta de seguro social. Si el
nombre del(la) empleado(a) no está correcto tal como se indica en la tarjeta (p.e., a causa de matrimonio o divorcio), el(la)
empleado(a)
deberá solicitarle a la SSA una tarjeta corregida. Siga usando el nombre antiguo hasta que el(la) empleado(a) le muestre la tarjeta
de seguro social nueva con su nombre nuevo.
Los empleados que soliciten tarjetas de seguro social deben proveer pruebas de su edad, identidad y ciudadanía. Si no son
ciudadanos de los
Estados Unidos, deben proveer prueba de su estado de extranjero(a).
Si su empleado(a) recibió una nueva tarjeta de seguro social que indica un SSN o nombre diferente porque hubo un ajuste a su
condición de extranjero(a) residente, radique una Forma 499R-2c/W-2cPR sólo para el año en el que más reciente
se radicó la planilla.
Número de identificación de contribuyente individual (ITIN) del IRS para extranjeros.
No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un(a) empleado(a), ni para otros propósitos del trabajo. Un
ITIN es disponible sólo para extranjeros residentes o no residentes que no pueden trabajar en los EE.UU. y que necesitan
identificarse para otros propósitos de la contribución. Se puede identificar un ITIN porque consta de nueve dígitos,
comienza con el número “ 9” y con un “ 7” ó un “ 8” como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el
SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN.
Un individuo que tiene un ITIN y luego se hace elegible para trabajar en los EE.UU. debe obtener un SSN .
Verificación de los números de seguro social.
La Administración del Seguro Social (conocida por sus siglas en inglés, SSA) les ofrece a los patronos y a los agentes de
reportación autorizados cuatro métodos para verificar los números de seguro social de los empleados:
-
Internet. Verifique hasta diez nombres y números de seguro social (por cada pantalla) en-línea y reciba resultados
inmediatos o cargue archivos en lotes de hasta 250,000 nombres y números de seguro social y, por lo general, reciba resultados
el
próximo día laborable del gobierno. Visite el cibersitio
www.socialsecurity.gov/employer
, en inglés, y pulse sobre el tema titulado, “Social Security Number
Verification” (Verificación del número de seguro social).
-
Teléfono. Verifique hasta cinco nombres y números de seguro social llamando al 1-800-772-6270 ó al
1-800-772-1213.
-
Papel. Verifique hasta 300 nombres y números de seguro social presentando una solicitud por escrito al Wilkes-Barre
Data Operations Center (Centro de Operaciones para Datos ubicado en Wilkes-Barre).
-
Medios magnéticos. Verifique entre 51 y 250,000 nombres y números de seguro social enviando cinta magnética
o disquete (diskette) a la SSA.
Algunos métodos de verificación requieren inscripción. Para más información, llame al 1-800-772-6270.
5. Salarios sujetos a la contribución
Por regla general, todos los sueldos y salarios están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare (y a la
contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA)). Sin embargo, los salarios sujetos a las contribuciones
al seguro social y al FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial). Una vez que haya pagado $94,200 a cualquier
empleado(a) durante el 2006, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al seguro social sobre cualquier cantidad
que le
pague al(la) empleado(a) durante el resto del año. La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para el 2006. Toda
remuneración, incluyendo propinas, pagada por servicios prestados está sujeta a la contribución al Medicare. Los pagos
pueden ser en efectivo o en otra forma. El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonos, comisiones y beneficios
marginales. No importa cómo los pagos se computen o se hagan.
Vea la tabla en las páginas de la 16 a la 20 para unas excepciones a las contribuciones al seguro social, al
Medicare y al FUTA.
Las contribuciones al seguro social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por
enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Ciertas reglas especiales
corresponden a
la reportación de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Vea la discusión más adelante en este
apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés.
Determine el valor de remuneración en forma de especie (tal como mercancías, hospedajes y alimentos) a base de su valor normal
en el
mercado. Sin embargo, vea, Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los
empleados, más adelante. Aparte de unos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, esta especie de remuneración
tiene que estar sujeta a las contribuciones al seguro social, Medicare y FUTA.
Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios),
se tributan como
remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Para más información sobre las remuneraciones retroactivas, vea la
Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Informando Sueldos Atrasados y
Pagos Especiales de Sueldos a la Administración del Seguro Social), en inglés.
El costo del seguro temporal de vida colectivo que un patrono incluye en el ingreso de sus empleados está sujeto a las contribuciones
al
seguro social y al seguro Medicare. Por lo general, la cantidad que se debe incluir en el ingreso del(la) empleado(a) es el costo del
seguro que excede de $50,000.
Gastos de viaje y de representación.
Los pagos que usted haga a su empleado(a) para gastos de viaje, así como para otros gastos necesarios relacionados
con su negocio,
están por lo general sujetos a contribución si (a) al(la) empleado(a) que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige,
no somete
evidencia, que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o (b) usted entrega al(la) empleado(a)
una
cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al(la) empleado(a) no se le exige que devuelva,
o si se le exige que
lo haga, no devuelve cualquier cantidad sobrante que no usó para sus gastos del negocio.
Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos.
Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación
de
las contribuciones al seguro social, al Medicare y para el desempleo federal ( FUTA). Vea los apartados 7,
8 y 11.
Compensación por enfermedad
Por regla general, la compensación por enfermedad es cualquier cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia
temporera del empleo de parte de un(a) empleado(a), debida a lesión, enfermedad o incapacidad. El patrono o un tercero, tal
como una
compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Se muestra en
el
comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del(la) empleado(a). La compensación por desempleo
está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al seguro social, al seguro Medicare y FUTA.
A la compensación por enfermedad pagada a un(a) empleado(a) por un tercero, p.e., un(a) agente fiduciario(a), se le deberá
tratar de
una forma especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia las Formas 941-PR trimestrales de un patrono con las Formas
499R-2/W-2PR y W-3PR que se radican al terminar el año. La información que sigue abajo le proporciona las reglas generales
acerca de
cómo reportar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.
Terceros pagadores.
Si usted les retiene las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare por personas a las cuales no radica la Forma 499R-2/W-2PR,
usted deberá radicar, por separado, una Forma W-3PR junto con una sola Forma 499R-2/W-2PR substituta que indica lo siguiente:
escriba en el
encasillado 1 de la Forma 499R-2/W-2PR “ Third party sick-pay recap” (Tercero pagador de compensación por
enfermedad), en vez del nombre del(la) empleado(a), o en el encasillado b de la Forma W-3PR, en vez del número total de Formas
499R-2/W-2PR que está enviando. En el encasillado 17, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al(la)
empleado(a) sujeta a la contribución al seguro social del(la) mismo(a). En el encasillado 18, anote la cantidad de la
contribución al seguro social retenida al(la) empleado(a). En el encasillado 19, anote la cantidad de la compensación por
enfermedad sujeta a la contribución Medicare, correspondiente al(la) empleado(a). En el encasillado 20, anote la cantidad
total retenida para la contribución Medicare, correspondiente al(la) empleado(a). En la Forma W-3PR que usted preparará por
separado, llene solamente los encasillados a, b (vea más arriba), c, d, e, 7
y del 10 al 13.
Patronos.
Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o
de cualquier
otro tercero pagador, usted deberá reportar en la Forma 499R-2/W-2PR del(la) empleado(a): (a) en el encasillado 7, la cantidad total
de la compensación por enfermedad que el(la) empleado(a) deba incluir en su ingreso; (b) en el encasillado 13, cualquier
contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador; (c) en el encasillado
17, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al seguro social,
correspondiente al(la) empleado(a); (d) en el encasillado 18, la contribución al seguro social correspondiente al(la) empleado(a)
que haya sido retenida por el tercero pagador; (e) en el encasillado 19, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la
contribución Medicare, correspondiente al(la) empleado(a); y (f) en el encasillado 20, la contribución
Medicare correspondiente al(la) empleado(a), retenida por el tercero pagador.
Si no incluye cualquier parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del(la) empleado(a) debido a que
éste pagó
una porción de las primas, usted deberá informarle al(la) empleado(a) la parte no incluida.
El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios reportados
en la
Forma 499R-2/W-2PR o de reportar la compensación por separado en una segunda Forma 499R-2/W-2PR en la que indicará que la
cantidad fue
compensación por enfermedad pagada por un tercero. En cualesquiera de las dos opciones, la copia A de las Formas 499R-2/W-2PR
deberá ser
radicada ante la SSA.
Nota:
Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador,
no el
patrono, será responsable de radicar las Formas 499R-2/W-2PR, correspondientes a cada uno(a) de los empleados que recibieron
los pagos,
así como la Forma W-3PR.
Para obtener mayor información sobre este tema, vea, Sick Pay Reporting (Informe de Pagos por Enfermedad), en el apartado
6 de la Publicación 15-A, en inglés.
Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados
A menos que la ley los excluya del pago de contribuciones, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto
del(la) que los
recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Los beneficios marginales
incluyen los
siguientes beneficios proporcionados por el patrono al(a) empleado(a): el uso de un automóvil, viajes en aviones, viajes gratis
(o con
descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, cuotas de socio de clubes campestres
o
cualesquier otras clases de clubes, así como boletos (tickets) de entrada a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento.
Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del(la) empleado(a) es el exceso del valor justo en el mercado
del beneficio
proporcionado por el patrono sobre la suma de cualquier cantidad pagada por el(la) empleado(a) y cualquier cantidad excluida
por ley. Ciertos
beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Si desea obtener información adicional sobre los beneficios
marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía Tributaria para Patronos sobre los
Beneficios Marginales), en inglés.
Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al(la) empleado(a).
Usted puede optar por tratar los beneficios marginales en otra forma que no sea en efectivo (incluyendo el uso de
un automóvil proporcionado
por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, anualmente o de cualquier otra
manera que
usted elija, pero deben ser tratados como pagados por lo menos anualmente. Usted no tiene que hacer una elección formal de
las fechas de pago,
ni tampoco tiene que notificar las mismas al IRS. Usted no está obligado(a) a hacer uso de esta opción con todos los
empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados
en un año
natural (calendario) sean tratados como pagados no más tarde del 31 de diciembre de dicho año. Sin embargo, vea, Regla especial en
el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre, más adelante.
Se puede tratar el valor de un mismo beneficio marginal como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año
natural
(calendario), aún en el caso en que el(la) empleado(a) reciba todo el beneficio de una vez. Sin embargo, una vez seleccionadas
las fechas de
pago, se deben reportar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual
usted los
consideró pagados. La elección descrita anteriormente no aplica a un beneficio marginal que sea una transferencia de bienes
muebles
(propiedad personal) tangibles o intangibles de una clase de bienes que normalmente se tiene para propósitos de inversión
o una
transferencia de bienes inmuebles.
Retención de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales.
Usted deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y
después procederá a computar la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare sobre la
cantidad total.
Si la cantidad de contribución al seguro social y de contribución al seguro Medicare que usted retiene al(la) empleado(a)
durante un año natural (calendario) es menor de la cantidad requerida, pero usted informa la cantidad correcta, puede cobrarle
al(la)
empleado(a) la cantidad de contribución que no le retuvo.
Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales.
Cuando las fechas de pago de los beneficios marginales hayan sido seleccionadas, las contribuciones correspondientes
deberán depositarse
siguiendo las reglas generales para los depósitos que se detallan en los apartados 9 y 10, incluyendo las que tienen que
ver con la puntualidad de los depósitos. Usted puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales considerados
como
pagados en la(s) fecha(s) seleccionada(s) para, de esta manera, poder cumplir con el requisito de hacer los depósitos dentro
del período
de tiempo requerido. Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo proporcionados durante
un año natural
(calendario) tiene que ser determinado el, o antes del, 31 de enero del año subsiguiente.
Usted puede reclamar un reembolso de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar porque el exceso se
le acredite a la
próxima planilla de contribución que radique. Si usted depositó menos de la cantidad requerida, vea, Multas relacionadas con
los depósitos, en el apartado 11.
Valorización de vehículos proporcionados a los empleados. Si usted proporciona a sus empleados un vehículo para
propósitos del negocio, puede determinar el valor real de este beneficio marginal para el año entero tomando en consideración
el
uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso
del
vehículo en los sueldos y salarios pagados al(la) empleado(a).
Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre.
Usted puede optar por tratar el valor de los beneficios marginales proporcionados a sus empleados durante noviembre
y diciembre como pagados en el
año siguiente. Sin embargo, esto aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre,
no a los que
se les trata como si fueran provistos durante esos meses.
Si usted opta por usar la regla especial, deberá notificárselo a los empleados afectados por la misma. Deberá entregarle
la
notificación directamente al(la) empleado(a) entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural
(calendario) y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al(la) empleado(a) la Forma 499R-2/W-2PR. Si usted hace uso de
esta regla especial, el(la)
empleado(a) también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. No puede usar
esta
regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes raíces o propiedad (tanto tangible como intangible), que
se tiene mayormente
para propósitos de inversión, a su empleado(a).
6. Propinas sujetas a la contribución
Las propinas que sus empleados reciben están, generalmente, sujetas a la retención de la contribución al seguro social y de
la
contribución al seguro Medicare. Sus empleados deberán informarle a usted la cantidad de propinas que ellos recibieron, para
el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. El informe deberá incluir también las propinas que usted
pagó a sus empleados mediante los recibos de las tarjetas de crédito de los clientes. El informe deberá incluir las propinas
que
los empleados recibieron directamente de los clientes y las que recibieron de otros, así como las que recibieron indirectamente
(i.e.,
división y repartición de propinas). Dicho informe no deberá contener las propinas que el(la) empleado(a) haya pagado a otros
empleados. No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Los empleados pueden
usar la Forma
4070-PR, o cualquier otra similar, para informarle a usted las propinas que reciben durante el mes. Pueden usar también la
Forma 4070A-PR,
Registro Diario de Propinas del Empleado. Ambas formas están incluidas en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas
Recibidas
por el Empleado e Informe al Patrono, la cual se puede obtener en la oficina del IRS.
El informe deberá ser firmado por el(la) empleado(a) y deberá contener la información siguiente:
-
El nombre, dirección y SSN del(la) empleado(a);
-
El nombre y la dirección del patrono;
-
El mes, o período de menos de un mes, informado; y
-
El total de las propinas recibidas.
Usted deberá retener la contribución al seguro social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al
total de propinas informadas por los empleados. Usted puede retener de los salarios, o de otros fondos que el(la) empleado(a)
ponga a su
disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. No retenga más contribución al seguro social de
los
salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos llegue a $94,200 para el 2006. Reténgale al(la) empleado(a)
la
contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste(a) durante todo el año.
Usted es responsable de la contribución patronal al seguro social hasta que el total de salarios pagados a los empleados,
incluyendo
propinas, llegue al máximo establecido ($94,200) para el año. Usted mismo(a) es responsable de pagar la contribución
Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Radique la Forma 941-PR para reportar la
retención de contribución sobre propinas.
Si para el día 10 del mes siguiente al mes en que usted recibe el informe de propinas de un(a) empleado(a) no tiene suficientes
fondos para
retenerle la contribución, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución relacionada con las
propinas. Reporte en las líneas 22 y 23 de la Forma 499R-2/W-2PR estas propinas y la cantidad de contribuciones al seguro
social y al Medicare que no pudo retenerle al(la) empleado(a).
Aviso:
A usted se le permite establecer un sistema de reportación electrónica de propinas para sus empleados. Vea la sección
31.6053-1(d) de la Reglamentación, en inglés, para más detalles.
La tabla que aparece en la página 20 muestra cómo se tratan las propinas para propósitos de la contribución
FUTA.
7. Contribución al seguro social y al seguro Medicare por trabajo agrícola
Las condiciones que se describen abajo aplican solamente en el caso del trabajo agrícola. Son trabajadores agrícolas los empleados
que:
-
Cosechan o recogen productos agrícolas u hortícolas en una finca (incluyendo la cría y alimentación de
animales);
-
Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora y mantenimiento de su finca y de
su equipo, herramientas y servicios relacionados con el trabajo a causa de huracanes;
-
Manipulan, procesan o empacan productos agrícolas u hortícolas si usted produce más de la mitad de estos productos
(para un grupo no incorporado de hasta 20 operadores, hay que producir estos productos en su totalidad); o
-
Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás o productos
resinosos o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación.
Un(a) copartícipe (aparcero(a)) que trabaja para usted no es su empleado(a). Sin embargo, el(la) copartícipe pudiera estar
sujeto(a)
a la contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcería es un arreglo por la cual ciertos
productos o
artículos de comercio se comparten entre el(la) copartícipe y el(la) propietario(a) (o el(la) inquilino(a) o arrendatario(a))
del
terreno. Para más detalles, vea la sección 31.3121(b)(16)-1 de la Reglamentación.
El requisito de los $150 ó $2,500.
Todas las remuneraciones en efectivo que usted paga por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones
al
seguro social y al seguro Medicare si cualquiera de las dos condiciones siguientes le corresponde:
-
Pagó salarios en efectivo ascendentes a $150 ó más a un(a) empleado(a) durante el año (incluya todos los
salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o cualquier otra base). El requisito de $150 ó más al año aplica
por
separado a cada empleado(a) agrícola que trabaje para usted. No cuente los salarios recibidos por el(la) empleado(a) mientras
éste(a)
prestaba servicios para otros patronos.
-
Pagó salarios (tanto en efectivo como en especie) ascendentes a $2,500 ó más durante el año a todos sus
empleados por concepto de trabajo agrícola.
Excepciones.
El requisito de los $150 y el requisito de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que usted le paga a un(a)
trabajador(a) agrícola que
recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones
del seguro social y
del Medicare, aun cuando usted pague $2,500 ó más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el(la)
trabajador(a) agrícola:
-
Trabaja en la agricultura en labores manuales relacionadas con la cosecha.
-
Recibe paga basada en una tarifa establecida de acuerdo a tareas realizadas en un trabajo a destajo que suele ser pagado de
esa manera en la
región donde el(la) trabajador(a) está empleado(a).
-
Viaja todos los días desde su hogar al sitio de trabajo y
-
Estuvo empleado(a) en la agricultura durante un período de menos de 13 semanas durante el año natural (calendario)
anterior.
Las cantidades que usted paga a sus trabajadores temporeros, sin embargo, se toman en cuenta para los efectos del requisito
de los $2,500 para
determinar si las remuneraciones que usted paga a los demás trabajadores agrícolas están sujetos a los impuestos del seguro
social y del seguro Medicare.
Definición de finca.
El término finca incluye vaquerías, ganaderías, lecherías, granjas avícolas, huertos frutales,
crianza de animales de pieles, huertos de frutos menores, plantaciones, viveros, pastos, invernaderos y otros establecimientos
similares usados
primordialmente para el cultivo de productos agrícolas u hortícolas.
8. Contribución al seguro social y al seguro Medicare por trabajo doméstico
Para determinar si están sujetos o no a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare los salarios por servicios
prestados por los trabajadores domésticos en, o alrededor de, su residencia particular (salvo los servicios prestados por
los empleados
domésticos que trabajan en una residencia particular dentro de una finca operada con fines de lucro), la ley dispone de un
requisito especial.
Límite.
Para el 2006, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (sin que importe cuándo se hayan
ganado los
salarios) a un(a) empleado(a) doméstico(a) durante el año natural (calendario) como remuneración por servicios prestados si,
durante ese año, usted paga al(la) empleado(a) salarios en efectivo de $1,500 ó más. Este requisito de $1,500 en el año se
aplica a cada empleado(a) doméstico(a) por separado.
Los salarios pagados a los empleados domésticos que tienen menos de 18 años están exentos del pago de las contribuciones al
seguro social y al seguro Medicare, a menos que los servicios prestados constituyan la ocupación principal del(la) empleado(a).
Por regla general, no están sujetos a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare los salarios pagados por servicios
domésticos prestados en la residencia de usted, si éstos son prestados por su madre, su padre, su cónyuge o un(a) hijo(a)
menor
de 21 años. Sin embargo, están sujetos a la contribución los salarios pagados en efectivo a su madre o su padre por servicios
domésticos, cuando usted tiene en su residencia un(a) hijo(a) menor de 18 años de edad o un(a) hijo(a) que por su condición
física o mental requiere que lo cuide un adulto durante por lo menos cuatro semanas consecutivas del trimestre. Además, para
ser
considerado patrono para efectos contributivos, usted tiene que estar dentro de una de las siguientes categorías: (a) ser viudo(a);
(b) ser una persona divorciada que no se ha vuelto a casar; (c) ser casado(a) y su cónyuge, debido a su condición física o
mental, es incapaz de cuidar del(la) hijo(a) durante por lo menos cuatro semanas consecutivas del trimestre.
El cómputo de la contribución se hace solamente sobre los salarios pagados en efectivo a trabajadores domésticos que
satisfacen el requisito de $1,500 en el año. Un pago por medio de cheque, giro, etc., está sujeto a la contribución de la
misma
manera que un pago en efectivo. El valor de artículos (que no son en efectivo), tales como comidas, hospedaje, ropas, etc.,
suministrados a
un(a) trabajador(a) doméstico(a) no está sujeto a la contribución al seguro social ni a la contribución al seguro
Medicare.
Usted puede reportar los salarios que haya pagado a sus empleados domésticos de cualquiera de las maneras siguientes:
-
Con los salarios de los demás empleados en la Forma 941-PR (o en la Forma 943-PR); ó
-
En el Anexo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Esta forma viene adjunta a la Forma
1040-PR. Si usted no tiene que radicar la Forma 1040-PR, puede entonces radicar el Anexo H-PR por separado.
Si usted radica la Forma 941-PR (o la Forma 943-PR) para reportar los salarios y contribuciones de sus empleados domésticos,
pudiera
estar obligado(a) a incluir las contribuciones al determinar las reglas de depósito o al hacer cualquier depósito. Si radica
el Anexo
H-PR, no incluya dichas contribuciones al determinar los requisitos de depósito o al hacer depósitos de contribución, tal
como se
explica en la Forma 1040-ES (Español), Contribuciones Federales Estimadas del Trabajo por Cuenta Propia y sobre el Empleo
de Empleados
Domésticos — Puerto Rico. Vea las instrucciones del Anexo H-PR para más información sobre los empleados domésticos.
Vea el apartado 11 para información sobre las reglas de depósito.
La Ley Federal de Contribución para el Desempleo cubre a los empleados domésticos que prestan servicios en una residencia
privada, en
un club universitario o en una fraternidad o sororidad. Están sujetos a la contribución para el desempleo todos los patronos
que pagaron
$1,000 ó más por dichos servicios en cualquier trimestre del año corriente o anterior. Si usted pagó $1,000 ó
más por servicios domésticos en cualquier trimestre del 2004 ó en el 2005, deberá radicar para el 31 de enero del 2006 la
Forma 940-PR, Planilla para la Declaración Anual del Patrono—La Contribución Federal para el Desempleo (FUTA) (o la
más sencilla Forma 940-EZ, disponible sólo en inglés), o para el 10 de febrero si efectuó a tiempo los depósitos de
la contribución FUTA.
Si usted usa el Anexo H-PR para reportar la contribución FUTA sobre el ingreso de sus empleados domésticos, no tiene que
radicar la Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ) por separado para reportar la contribución FUTA. Puede computar la contribución
en el Anexo H-PR. Para más información sobre la contribución FUTA, vea los apartados 9 y 10. Si
paga cualquier cantidad de contribuciones al seguro social o al seguro Medicare correspondiente al(la) empleado(a), en vez de deducirla de
los sueldos y salarios de éste(a), tiene que incluir estos pagos en los salarios del(la) empleado(a). Sin embargo, este aumento
al salario
debido a los pagos de contribuciones del(la) empleado(a) no está sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro
Medicare
como se explica en el apartado 9.
9. Cómputo de las contribuciones al seguro social, al seguro Medicare y al FUTA
Contribuciones al seguro social.
Para las remuneraciones pagadas durante el 2006, la tasa de la contribución al seguro social es el 6.2% y la tasa
de la contribución
al seguro Medicare es el 1.45%, tanto para los patronos como para los empleados. Multiplique cada pago de salarios por dichos porcentajes
para obtener la contribución adeudada a ser retenida en la fuente de los empleados. Por ejemplo, la contribución al seguro
social sobre
un pago de salarios de $355 será $22.01 ($355 x .062), tanto para usted como para el(la) empleado(a). La contribución al seguro
Medicare será $5.15 ($355 x .0145), tanto para usted como para el(la) empleado(a). Los patronos aportan cantidades apareadas a esas
cantidades e informan ambas participaciones (las del(la) empleado(a) y del patrono) en la Forma 941-PR o en la Forma 943-PR
(trabajo agrícola).
Vea el apartado 6 para información sobre las propinas.
Nota:
Deduzca la contribución correspondiente al(la) empleado(a) de cada pago de salarios. Si usted no está seguro de que las
remuneraciones que paga a un(a) trabajador(a) agrícola durante el año van a estar sujetas a contribución, puede optar por
deducir
la contribución al pagar los salarios o esperar hasta que se reúnan los requisitos de los $150 ó de los $2,500, explicados
en el
apartado 7.
Contribución correspondiente al(la) empleado(a) pagada por el patrono.
Si usted paga la porción de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare correspondiente al(la) empleado(a) sin
deducirla del salario del(la) empleado(a), deberá incluir la cantidad pagada en las remuneraciones del(la) empleado(a). Este
aumento a los
salarios del(la) empleado(a) por los pagos de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare de éste(a) está
también sujeto a las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. A su vez, aumenta la cantidad de las contribuciones
adicionales que usted tiene que pagar. Vea la Publicación 15-A, en inglés, para más detalles.
Nota:
La discusión arriba no se aplica a los patronos de trabajadores agrícolas o domésticos. Si usted paga las contribuciones
al seguro social y al seguro Medicare de parte de un(a) empleado(a), hay que incluir estos pagos en los salarios del(la)
empleado(a). Sin embargo, este aumento al salario debido a los pagos de contribuciones del(la) empleado(a) no está sujeto
a las contribuciones
al seguro social y al seguro Medicare como se ha explicado anteriormente en este apartado.
Pagos de compensación por enfermedad.
El pago de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare corresponde a la mayoría de los pagos de compensación
por enfermedad, incluyendo los pagos efectuados por terceros tal como las compañías de seguros. Para más información sobre
la compensación por enfermedad, vea este tema en el apartado 5 u obtenga la Publicación 15-A, en inglés.
Contribución federal para el desempleo (contribución FUTA).
En el 2006 la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA) sigue siendo el 6.2% de los primeros $7,000 de
salarios, jornales, etc., pagados a cada empleado(a) por usted durante el año natural (calendario). Sin embargo, usted (el
patrono) puede tomar
un crédito (hasta cierto límite) por las contribuciones pagadas al Negociado de Seguridad de Empleo por concepto de la
contribución para el desempleo de Puerto Rico. El importe del crédito que usted tiene derecho a reclamar no puede exceder
del 5.4% de
los salarios, jornales, etc., que haya pagado. La contribución FUTA la paga usted sin descontarla de los salarios, jornales, etc.,
del(la) empleado(a).
10. Pagos y depósitos de la contribución federal para el desempleo (la contribución FUTA)
La Ley de la Contribución al Fondo Federal para el Desempleo (FUTA), junto con los sistemas estatales para el desempleo,
proporciona pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos
efectúan pagos de compensación por desempleo tanto federal como estatal. El patrono sólo paga la contribución
FUTA; no se retiene de la paga del(la) empleado(a). Vea las Instrucciones para la Forma 940-PR, para más detalles.
Usted deberá radicar la Forma 940-PR, Planilla para la Declaración Anual del Patrono—La Contribución Federal para el
Desempleo (FUTA) (o la versión más sencilla en inglés, Forma 940-EZ) si está sujeto(a) a la contribución
FUTA debido a uno de los requisitos a continuación.
Por lo general.
Usted tiene que pagar la contribución FUTA del 2006 sobre los sueldos que paga a sus empleados que no sean trabajadores
agrícolas ni empleados domésticos si:
-
Pagó sueldos ascendentes a $1,500 ó más en cualquier trimestre natural (calendario) de los años 2005 ó
2006 a dichos empleados.
-
Tuvo uno(a) o más empleados en esa categoría durante por lo menos parte de un día durante cualesquier 20 semanas
distintas en el 2005 ó durante cualesquier 20 semanas distintas del 2006.
Empleados domésticos.
Usted tiene que pagar la contribución FUTA únicamente si pagó sueldos en efectivo ascendentes a $1,000 ó
más en cualquier trimestre calendario del 2005 ó 2006 a todos sus empleados domésticos.
Trabajadores agrícolas.
Usted debe pagar la contribución FUTA en el 2006 sobre los sueldos que paga a sus trabajadores agrícolas si:
-
Les pagó sueldos en efectivo ascendentes a $20,000 ó más por trabajo agrícola en cualquier trimestre natural
(calendario) durante el 2005 ó 2006.
-
Empleó a 10 ó más empleados agrícolas durante por lo menos parte de un día (no importa si tales empleados
trabajaban para usted todos a la misma vez) durante cualesquier 20 semanas distintas del 2005 ó durante cualesquier 20 semanas
distintas del
2006.
Para determinar si reúne cualquiera de las dos condiciones descritas arriba, usted deberá contar los sueldos pagados
a extranjeros
admitidos a Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (también conocidos como trabajadores “ con Visa
H-2(A)”). Los sueldos y salarios pagados a dichos trabajadores “ con Visa H-2(A)”, sin embargo, están exentos de la contribución
FUTA.
En la mayoría de los casos, los trabajadores agrícolas que son provistos por un(a) líder de cuadrilla se consideran
empleados
del(la) operador(a) de dicha finca para propósitos de la contribución FUTA. Sin embargo, éste no sería el caso
si el(la) líder de cuadrilla no es un(a) empleado(a) del(la) operador(a) de la finca y cualquiera de las condiciones siguientes
aplica:
-
El(la) líder de cuadrilla está registrado(a) bajo el Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Acta
de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Temporeros).
-
Casi todos los trabajadores agrícolas provistos por el(la) líder de cuadrilla guían (operan) o dan mantenimiento a
tractores, maquinaria de cosecha o de fumigación aérea u otro tipo de maquinaria provistos por el(la) líder de
cuadrilla.
Si cualquiera de las dos condiciones corresponde, los trabajadores agrícolas, por lo general, son empleados del(la)
líder de
cuadrilla.
Tasa. La tasa de la contribución FUTA para el 2005 y 2006 es el 6.2% de los primeros $7,000 de salarios que usted
pagó a cada empleado(a) durante el año natural (calendario). El patrono es el único que paga esta contribución. No la
deduzca de los sueldos de los empleados. Por lo general, usted podría reclamar un crédito en contra de la contribución
FUTA por los pagos hechos al fondo para el desempleo de Puerto Rico. Entonces, su tasa de contribución real suele ser el 0.8%
(6.2%
- 5.4%). Sin embargo, su crédito será reducido si usted no pagó para la fecha de vencimiento para radicar la Forma 940-PR
la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico tal como se le requiere. Este crédito no podrá ser mayor del 5.4%
de
los sueldos sujetos a la contribución FUTA.
Si usted reclama el crédito especial para patronos sucesores, vea la discusión sobre este tema en el apartado 12.
Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ). Para el 31 de enero, radique la Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ, versión más sencilla en
inglés). Si usted hizo los depósitos de la contribución FUTA adeudada, a tiempo y en su totalidad por el año,
tendría hasta 10 días adicionales para radicar.
Una vez haya radicado la Forma 940-PR (o la Forma 940-EZ), el IRS le enviará una forma con la dirección impresa a fines de
cada año natural (calendario). Si no la recibe, solicite una en su oficina local del IRS con suficiente tiempo para radicarla cuando
haya que hacerlo.
Depósitos. Si usted no está obligado(a) a hacer depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS,
deposite la contribución FUTA en un banco u otra institución financiera autorizada a recibir depósitos. Envíe
el cupón de depósitos (Forma 8109) con cada pago.
Compute la cantidad de contribución FUTA trimestralmente. Multiplique por .008 (0.8%) la cantidad de salarios que usted
pagó durante el trimestre a los empleados que no hayan recibido más de $7,000 totales en salarios para el año calendario
(natural). Deje de depositar la contribución FUTA sobre los salarios de un(a) empleado(a) cuando los mismos exceden de $7,000
durante el año calendario (natural). Si cualquier parte de los primeros $7,000 pagados a los empleados está exenta de la
contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico, usted podría estar obligado(a) a depositar una cantidad en exceso,
a la tasa del
.008. Si el resultado (más cualquier cantidad no depositada de un(os) trimestre(s) anterior(es) durante el año) es más de
$500,
deposítelo para el último día del primer mes después del fin del trimestre en cuestión. Si el resultado es de $500
ó menos, añádalo a la contribución FUTA que deba para el próximo trimestre y no lo deposite. Haga el
mismo cómputo para cada uno de los primeros 3 trimestres del año.
Si la contribución FUTA que se debe reportar en la Forma 940-PR (o en la Forma 940-EZ), menos las cantidades depositadas para los
primeros tres trimestres, es más de $500, deposite la contribución el, o antes del, 31 de enero del año contributivo siguiente.
Si el resultado es de $500 ó menos, usted podría depositar la contribución o pagarla con la Forma 940-PR (o Forma 940-EZ)
el, o
antes del, 31 de enero.
Si usted hizo todos los depósitos para el año en su totalidad y a su debido tiempo, podrá entonces radicar la Forma 940-PR
(o
la Forma 940-EZ) el, o antes del, 10 de febrero.
11. Requisitos de depósito para las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare
Por lo general, usted debe depositar las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare si el total de su obligación
contributiva (la línea 8 de la Forma 941-PR o la línea 9 de la Forma 943-PR) es de $2,500 ó más para
el período contributivo de la planilla. Puede hacer los depósitos por vías electrónicas usando el sistema EFTPS
o en forma de papel usando la Forma 8109. Dichos métodos serán explicados en Cómo hacer los depósitos, en la
página 11.
Cuándo se puede pagar al radicar la planilla.
Usted puede incluir un pago de contribución al radicar la Forma 941-PR o la Forma 943-PR, en vez de tener que depositar
la
contribución, si:
-
Se le acumulan menos de $2,500 por concepto de obligación contributiva durante el período que abarca la planilla (la
línea 8 de la Forma 941-PR o la línea 9 de la Forma 943-PR) y se paga esta deuda al radicar la planilla
oportunamente. Sin embargo, si usted tiene alguna duda sobre la cantidad de obligación contributiva que se va a acumular,
puede pagar el adeudo
junto con la planilla aunque, de otra manera, esté obligado(a) a hacer depósitos de contribución según los requisitos
explicados en este apartado para evitar multas o penalidades por no depositar o
-
Es un(a) depositante de itinerario mensual y efectuará un pago según la Regla de la exactitud de los
depósitos, en la página 11. Dicho pago podrá ser de $2,500 ó más.
Sólo los depositantes de itinerario mensual pueden hacer este tipo de pago al radicar su planilla de contribución. Los depositantes
de itinerario bisemanal tienen que depositar a tiempo la cantidad requerida. Vea, Regla de exactitud de los depósitos y
Cómo hacer los depósitos , más adelante en este apartado.
Cuándo se deben hacer los depósitos.
Según las reglas explicadas abajo, la única diferencia entre los requisitos de depósito para los trabajadores agrícolas
y para los trabajadores no agrícolas es el período retroactivo. Por lo tanto, ambos tipos de trabajadores se tratarán de igual
manera, a menos que se indique de otra manera.
Dependiendo del total de las contribuciones que reporte durante un período retroactivo (explicado más adelante), usted se
considera
un(a) depositante de itinerario mensual o un(a) depositante de itinerario bisemanal.
Los términos depositante de itinerario mensual y depositante de itinerario bisemanal no se refieren a la frecuencia
con la que usted les paga a sus empleados, ni cuán seguido a usted se le requiere hacer depósitos. Los términos identifican
al
grupo de reglas que usted debe seguir cuando surge una contribución por pagar (p.e., cuando hay un día de pago).
Usted tendrá que determinar su horario (o itinerario) de depósitos para un año natural (calendario), basado en el total de
las
contribuciones por razón del empleo reportadas en la línea 8 de la Forma 941-PR (la línea 10 para las
Formas 941-PR para años anteriores al 2005) o la línea 9 de la Forma 943-PR de su “período retroactivo”
(véase abajo). Determine su horario de depósitos para la Forma 943-PR distintamente del horario de depósitos para la Forma
941-PR.
Período retroactivo para patronos de empleados no agrícolas.
El período retroactivo de la Forma 941-PR consiste de los 4 trimestres que comienzan el 1 de julio del segundo año
precedente
(año antepasado) y terminan el 30 de junio del año anterior (año pasado). Estos cuatro trimestres son su período
retroactivo aún en el caso en que usted no haya informado contribuciones en ninguno de los trimestres de dicho período retroactivo.
En
el caso del año 2006 el período retroactivo comienza el 1 de julio del 2004 (año antepasado) y termina el 30 de junio del
2005
(año pasado).
![Período Retroactivo para el Año Calendario 2005](../images/46252w07.gif)
Período Retroactivo para el Año Calendario 2005
Período retroactivo para patronos de empleados agrícolas.
El período retroactivo para los patronos agrícolas que depositan las contribuciones informadas en la Forma 943-PR
es el segundo
año que precede al año natural (calendario) corriente. Por ejemplo, el período retroactivo para el 2006 es el año natural
(calendario) del 2004.
Ajustes a las contribuciones del período retroactivo.
Para determinar la contribución correspondiente a cualquier planilla del período retroactivo, use solamente la contribución
que usted informó en la planilla original (Forma 941-PR ó 943-PR). No incluya los ajustes hechos en una planilla suplementaria
que usted
haya radicado después de la fecha en que venció el plazo para radicar la planilla original. Sin embargo, si usted hace ajustes
en una
Forma 941-PR ó 943-PR, esos ajustes se incluyen en el total de contribución del trimestre en el cual se informan los ajustes.
Ejemplo de ajustes.
El patrono S informó originalmente un total de $45,000 de contribución durante el período retroactivo. El patrono
S se dio
cuenta en febrero del 2006 que la contribución en uno de los trimestres del período retroactivo era $10,000 más de lo que
había informado originalmente, por lo cual el error fue corregido mediante un ajuste hecho en la Forma 941-PR del primer trimestre
del 2006
ó en la Forma 943-PR del 2006. El patrono S es un depositante de itinerario mensual para el 2006 porque la obligación contributiva
para
el período retroactivo se basa en las cantidades reportadas originalmente; en este caso, eran menos de $50,000. El ajuste
de $10,000 es
considerado parte de la contribución informada en la planilla del primer trimestre del 2006.
Período de depósito.
La expresión período de depósito se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones
contributivas para cada fecha en la que se le obliga a hacer un depósito de contribución. Para los depositantes de itinerario
mensual,
el período de depósito es un mes natural (calendario). Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario
bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.
Regla de depósito de itinerario mensual.
Si el total de su contribución informado en el período retroactivo asciende a $50,000 ó menos, usted es un(a) depositante
de
itinerario mensual durante el año natural (calendario) corriente. Usted deberá depositar las contribuciones al seguro social
y al
Medicare sobre los pagos de salario no más tarde del día 15 del mes siguiente.
Patronos nuevos.
Durante el primer año natural (calendario) de su negocio, sus contribuciones para el período retroactivo se consideran
cero ($-0-).
Por lo tanto, usted es un(a) depositante de itinerario mensual durante el primer año natural (calendario) de su negocio (sin
embargo, vea
más adelante la excepción que aplica bajo la Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante).
Reglas para los depositantes de itinerario bisemanal.
Si el total de sus contribuciones reportado correspondiente al período retroactivo asciende a más de $50,000, usted
es un(a)
depositante de itinerario bisemanal durante el año natural (calendario) corriente. Si es un(a) depositante de itinerario bisemanal
deberá depositar las contribuciones los miércoles y/o los viernes, dependiendo del día de la semana en que pague la
nómina, tal como se explica a continuación:
Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 trimestres.
Si usted paga salarios en dos o más fechas de pago durante el mismo período bisemanal y las fechas de pago caen en
trimestres del
calendario distintos, tendrá que efectuar depósitos por separado de las contribuciones adeudadas en esas fechas. Por ejemplo,
si usted
paga salarios el día sábado 30 de septiembre del 2006 (primer trimestre) y paga salarios también el día martes 3 de
octubre del 2006 (segundo trimestre), tendrá que hacer dos depósitos de contribución por separado aunque las fechas de pago
caen
dentro del mismo período bisemanal. Tendrá que hacer ambos depósitos el, o antes del, día viernes 6 de octubre del 2006
(tres días bancarios después del fin del período de depósito de itinerario bisemanal).
Período de depósito.
El término período de depósito se refiere al período durante el cual las obligaciones contributivas se
acumulan para cada fecha de vencimiento para depósitos. Para depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es
un mes
calendario. Los períodos de depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.
Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas.
El patrono A acumuló contribuciones en la Forma 941-PR de la manera siguiente:
El patrono A es un depositante de itinerario mensual durante el 2005 porque sus contribuciones durante los cuatro
trimestres de su período
retroactivo ($48,000 desde el tercer trimestre del 2003 hasta el segundo trimestre del 2004) no fueron en exceso de $50,000.
Sin embargo, en el 2006
el patrono A será un depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones durante los cuatro trimestres
de su
período retroactivo ($51,000 desde el tercer trimestre del 2004 hasta el segundo trimestre del 2005) excedieron de $50,000.
Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas.
El patrono A reportó contribuciones en su Forma 943-PR para el 2003 de $48,000. Reportó otros $60,000 por concepto
de contribuciones
en su Forma 943-PR para el 2004.
El patrono A es un depositante de itinerario mensual durante el 2005 porque sus contribuciones durante el período
retroactivo ($48,000
durante el año natural 2003) no excedieron de $50,000. Sin embargo, en el 2006 el patrono A será un depositante de itinerario
bisemanal
porque el total de sus contribuciones para el período retroactivo ($60,000 durante el año natural (calendario) 2004) excedieron
de
$50,000.
Patronos de empleados agrícolas nuevos.
Los patronos de empleados agrícolas nuevos que radican una Forma 943-PR son depositantes de itinerario mensual para
el primer y segundo
años naturales (calendarios) de sus negocios, ya que sus contribuciones durante el período retroactivo (es decir, 2 años)
se
consideran ser cero. No obstante, vea, Regla de depositar $100,000 el próximo día, más adelante.
Depósitos en días bancarios solamente.
Si la fecha de vencimiento para hacer un depósito cae en un día que no es un día bancario, se considerará que el
depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa para la hora de cierre del próximo día bancario. Además de los
días festivos federales y estatales, los sábados y domingos se tratan como días no bancarios. Por ejemplo, si se requiere
que un
depósito se haga un viernes, pero el viernes no es un día bancario, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el
mismo se efectúa el próximo lunes (si el mismo es un día bancario).
Los depositantes de itinerario bisemanal siempre tendrán al menos tres días bancarios para depositar las contribuciones. Esto
es, si
cualquiera de los tres días de la semana siguientes al día en que terminó el período bisemanal es un día de fiesta
en el cual los bancos cierran, usted tendrá un día bancario adicional para depositar las contribuciones. Por ejemplo, si un(a)
depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones correspondientes a pagos hechos un viernes y el lunes siguiente
no es un día
bancario, el depósito que normalmente deberá hacer el miércoles lo podrá hacer el jueves (permitiendo un día
bancario para hacer el depósito).
Aplicación de los itinerarios mensuales y bisemanales.
Los ejemplos que siguen ilustran los procedimientos para determinar la fecha de depósito según los dos itinerarios
de depósito
distintos.
Ejemplo de itinerario mensual.
El patrono G contrata a empleados estacionales y, además, sigue un itinerario mensual para hacer sus depósitos de
contribución. Paga salarios y sueldos todos los viernes. Durante enero del 2006, pagó salarios pero no pagó nada durante febrero.
El patrono G deberá depositar todas las contribuciones combinadas que hizo en enero el, o antes del, 15 de febrero. El patrono
G no está
obligado a hacer ningún depósito para febrero (por ejemplo, que vencería el 15 de marzo), ya que no pagó salarios en ese
mes y por lo tanto, no contrajo ninguna obligación contributiva para ese mes.
Ejemplo de itinerario bisemanal.
El patrono B deposita contribuciones según un itinerario bisemanal y paga sueldos y salarios el último día del mes.
El patrono
B depositará únicamente una vez al mes ya que paga salarios una vez al mes, pero dicho depósito se hará según el
itinerario bisemanal. La obligación contributiva para el día de pago del 28 de abril (viernes) del 2006 del patrono B tiene
que ser
depositada el, o antes del, 3 de mayo (miércoles) del 2006.
Regla de depositar $100,000 el próximo día.
Si usted acumula contribuciones ascendentes a $100,000 ó más en cualquier día durante un período de depósito,
tendrá que hacer un depósito de la cantidad para la hora de cierre del próximo día bancario, sin que importe si usted es
un depositante de itinerario mensual o bisemanal.
Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando contribuciones después de que termine un período de
depósito. Por ejemplo, si un(a) depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones ascendentes a $95,000 el martes
y $10,000 el
miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no aplica porque los $10,000 fueron acumulados en el período de
depósito siguiente. Por tanto, $95,000 deberán ser depositados para el viernes y $10,000 deberán ser depositados para el
miércoles siguiente.
Además, una vez que usted haya acumulado por lo menos $100,000 en un día de depósito, deje de acumular las contribuciones
a
partir del final del día en que eso ocurra y comience de nuevo a acumularlas el día siguiente. Por ejemplo, el patrono C es
un
depositante de itinerario bisemanal. El lunes, el patrono C acumula contribuciones ascendentes a $110,000 y tiene que depositar
el martes, que es el
próximo día bancario. El martes, el patrono C acumula $30,000 adicionales de contribuciones. Debido a que los $30,000 no se
añaden a los $110,000 anteriores y son menos de $100,000, el patrono C deberá depositar los $30,000 para el viernes (siguiendo
la regla
normal de depósito de itinerario bisemanal).
Si usted es un(a) depositante de itinerario mensual y acumula una obligación tributaria de $100,000 en cualquier día durante
el mes,
se convierte inmediatamente en un(a) depositante de itinerario bisemanal durante el resto del año natural (calendario) y,
además,
durante el año natural (calendario) siguiente.
Ejemplo de la Regla de depositar $100,000 el próximo día.
El patrono B comenzó un negocio el 1 de mayo del 2006. Debido a que es un patrono nuevo, las contribuciones correspondientes
al
período retroactivo se consideran cero ($-0-), por lo tanto el patrono B es un depositante de itinerario mensual. El 12 de
mayo, el patrono B
pagó salarios por primera vez y acumuló $60,000 en contribuciones. El 19 de mayo (viernes), el patrono B pagó salarios y
acumuló $50,000 en contribuciones, para un total de $110,000. Debido a que acumuló $110,000 el 19 de mayo, el patrono B deberá
depositar los $110,000 el día 22 de mayo (lunes) que es el próximo día bancario.
Regla de la exactitud de los depósitos.
Usted está obligado(a) a depositar el 100% de su obligación contributiva el, o antes del, día en que cae la fecha
de
vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa o penalidad por no haber depositado el
100% de la
contribución si usted satisface ambas condiciones a continuación:
-
Cualquier depósito insuficiente no excede de $100 ó el 2% de las contribuciones que de otra manera deben depositarse, de las
dos la que resulte mayor, y
-
La cantidad depositada de menos se paga o se deposita para la fecha compensatoria de la manera siguiente:
Fecha compensatoria para una cantidad depositada de menos:
-
Depositante de itinerario mensual. Deposite o remita la cantidad depositada de menos no más tarde de la fecha de
vencimiento para radicar la Forma 941-PR (o Forma 943-PR), del período en que ocurrió el pago de menos. Usted puede pagar
esa cantidad
al radicar la planilla aunque la misma sea de $2,500 ó más.
-
Depositante de itinerario bisemanal. Deposite el día que resulte más temprano entre:
-
El primer miércoles o el primer viernes (el que ocurra primero) que cae el, o después del, día 15 del mes siguiente al
mes en el cual ocurrió el pago de menos de la contribución o
-
La fecha de vencimiento para radicar su planilla de contribución del período durante el cual ocurrió el pago de
menos.
Por ejemplo, si un(a) depositante de itinerario bisemanal que radica la Forma 941-PR tiene una cantidad depositada
de menos durante julio del 2006,
la fecha para ajustar esta cantidad pagada de menos es el 16 de agosto del 2006. Sin embargo, si se hizo la cantidad depositada
de menos el 4 de
octubre (miércoles), correspondiente a la fecha de pago del 29 de septiembre (viernes), la fecha de vencimiento para radicar
la planilla (el 30
de octubre) ocurre antes de la fecha compensatoria para la cantidad pagada de menos (miércoles-el 15 de noviembre). En este
caso, hay que
depositar la cantidad depositada de menos el, o antes del, 30 de octubre.
Patronos que tienen empleados tanto agrícolas como no agrícolas.
Si emplea a trabajadores tanto agrícolas como no agrícolas, usted tiene que tratar las contribuciones por razón del
empleo de
los trabajadores agrícolas (la Forma 943-PR) distintamente de las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores
no
agrícolas (la Forma 941-PR). No se combinan las contribuciones informadas en la Forma 943-PR con las informadas en la Forma
941-PR para
propósitos de aplicar cualquiera de las reglas de depósito.
Si hay que hacer un depósito, deposite las contribuciones de la Forma 941-PR y las contribuciones de la Forma 943-PR
por separado, tal como
se explica más abajo.
Se detallan a continuación los dos métodos para depositar las contribuciones por razón del empleo. Vea, Cuándo se
puede pagar al radicar la planilla, más arriba, para unas excepciones que explican cuándo se permite pagar las contribuciones al
radicar la planilla de contribución en lugar de depositarlas.
Depósitos por medios electrónicos (sistema EFTPS).
Mediante el sistema EFTPS, usted tiene que hacer depósitos electrónicos de todas las obligaciones contributivas por
depositar (tales como las contribuciones por razón del empleo, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal
sobre el ingreso correspondiente a corporaciones) que surjan durante el 2006, si:
-
El total de sus contribuciones durante el 2004 excedió de $200,000 ó
-
Estuvo obligado(a) a usar el sistema EFTPS en el 2005.
Si se le obliga a hacer sus depósitos mediante el sistema EFTPS y no lo hace, usted pudiera estar sujeto(a) a una multa del 10%
por no depositar. Si no tiene que hacer depósitos electrónicos mediante el sistema EFTPS, usted puede hacerlo
voluntariamente. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información sobre él, llame al 1-800-555-4477.
También puede visitar el sitio del sistema EFTPS en la red internet en el
www.eftps.gov
.
Depósitos hechos a tiempo.
Para que los depósitos hechos mediante el sistema EFTPS lleguen a su debido tiempo, usted debe iniciar el trámite al menos
un día laborable antes de la fecha de vencimiento para hacer tales depósitos.
Registro de depósitos.
Para sus registros, un número de rastreo de la transferencia electrónica de fondos (conocido por sus siglas en inglés,
EFT) se le proveerá con cada pago exitoso. El número puede ser utilizado como recibo o para rastrear el pago.
Cómo depositar usando un cupón para depósito de la contribución federal (FTD).
Use la Forma 8109, Federal Tax Deposit Coupon (Cupón para depósito de la contribución federal), para hacer
depósitos de contribuciones en una institución financiera autorizada.
Para patronos nuevos, si le gustaría recibir un talonario de cupones para hacer los depósitos, llame al 1-800-829-4933.
Permita 5
ó 6 semanas para su entrega. El IRS prestará atención al número de cupones que usted use y
automáticamente le enviará cupones adicionales para que los tenga cuando necesite usarlos. Si no recibe cupones adicionales,
póngase en contacto con la oficina del IRS en Guaynabo o llame al 1-800-829-4933. Usted puede recibir los cupones en una sucursal de
su negocio, en la oficina de su preparador(a) de planillas de contribuciones o en la empresa de servicios que se dedique a
hacer sus depósitos,
escribiendo la dirección de cualquiera de éstos en la
Forma 8109-C, FTD Address Change (Cambio de Dirección para el FTD), en inglés, la
cual encontrará en el talonario de cupones. (Al radicar la Forma 8109-C no cambiaremos su dirección en nuestros registros;
el cambio
sólo lo haremos a la dirección a la cual enviaremos los cupones de depósito.) Los cupones tendrán impresos su nombre,
dirección y EIN. Los mismos tienen espacios para que usted indique el período contributivo al que corresponde el
depósito.
Es de suma importancia que marque claramente en cada cupón la clase correcta de contribución que está depositando
y el
período contributivo al que corresponde. Esta información es usada por el IRS para acreditar el depósito a su cuenta.
Si usted tiene sucursales que hacen depósitos de contribuciones, entrégueles a las mismas los cupones de depósito
e
instrucciones completas para que puedan hacer los depósitos a su debido tiempo.
Por favor, use solamente los cupones de depósito suyos. Si usted usa los cupones de otro(a) contribuyente podría estar
sujeto(a) a
una multa por dejar de depositar. Esto es así porque su cuenta aparecerá con un pago de menos, ascendente el mismo a la cantidad
del
depósito que fue acreditada al(la) otro(a) contribuyente. Para más detalles, vea la sección titulada, Multas relacionadas
con los depósitos, más adelante.
Cómo depositar usando cupones.
Envíe o entregue cada cupón de depósito, junto con un pago por la cantidad de contribución, a una depositaría
autorizada. Una depositaría autorizada es una institución financiera (por ejemplo, un banco comercial) que está autorizada
a
recibir depósitos de contribución federal. Siga las instrucciones en el talonario de cupones para depósitos. Haga su cheque
o
giro a la orden de la depositaría donde usted hace los depósitos. Para asegurar que su depósito es acreditado correctamente
a su
cuenta, escriba en el cheque o giro su EIN, la clase de contribución (por ejemplo, Forma 941-PR) y el período contributivo al
que corresponde el depósito.
Las depositarías autorizadas a recibir depósitos de contribuciones deberán aceptar dinero en efectivo o un giro postal, un
cheque o una libranza (tal como un cheque de gerente) a la orden de la depositaría. Usted puede depositar contribuciones con
un cheque girado
contra otra institución financiera solamente si la depositaría en la cual usted va a depositar las contribuciones acepta esa
forma de
pago. Asegúrese de depositar la contribución en una institución financiera autorizada a recibir depósitos de
contribuciones federales. Los depósitos hechos en una institución financiera no autorizada a recibir depósitos de contribuciones
pudieran estar sujetos a una multa por no depositar la contribución.
Si así lo prefiere, usted puede enviar su pago y cupón de depósito al: Financial Agent, Federal Tax Deposit Processing,
P.O. Box 970030, St. Louis, MO 63197. Por favor, haga su cheque o giro a la orden del “Financial Agent” (Agente Financiero(a)).
Depósitos hechos a tiempo.
El IRS determina si los depósitos están hechos a tiempo usando la fecha en que los mismos son recibidos por una
institución financiera autorizada. Para que un depósito se considere hecho a tiempo, los fondos que cubren el mismo deberán
estar
a la disposición de la depositaría el día en que vence el plazo para depositar, antes de la hora de cierre de las operaciones
del
día de la depositaría. Sin embargo, un depósito que recibe una depositaría autorizada después de que venció
la fecha para hacer el depósito se considerará hecho a su debido tiempo si el(la) contribuyente establece que lo envió por
correo
dentro de los EE.UU. (incluyendo las posesiones y territorios del país) en un sobre debidamente rotulado y con los costos
de envío
prepagados al menos 2 días antes de la fecha límite.
Si usted entrega el depósito a la depositaría en persona para la fecha de vencimiento de hacer el depósito, asegúrese
de entregárselo antes de la hora de cierre diaria de la depositaría.
Aviso:
Si a usted se le obliga a hacer depósitos de contribución más de una vez al mes, cualquier depósito de $20,000
ó más deberá ser recibido por la depositaría autorizada en la, o antes de la, fecha de vencimiento para que se le
considere un depósito hecho a tiempo. Vea la sección 7502(e)(3).
Depósitos hechos sin un EIN.
Si usted solicitó un EIN pero no lo ha recibido y tiene que hacer un depósito, envíe el depósito al Centro
de Servicio del IRS. No haga el depósito en una institución financiera autorizada. Haga el pago a la orden del “ United
States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos) y escriba en el mismo su nombre (tal como aparece en la Forma SS-4PR), dirección,
clase de contribución depositada, período que cubre y la fecha en que usted solicitó el EIN. Envíe su
depósito junto con una explicación a su oficina local del IRS o al Centro de Servicio del IRS en Filadelfia donde
usted radicará su Forma 941-PR, Forma 943-PR o Forma 940-PR. Usted puede hallar la dirección del Centro de Servicio en las
instrucciones
para la Forma 941-PR, Forma 943-PR o Forma 940-PR. Puede obtener esa información también en el sitio del IRS en la red
www.irs.gov. No use la Forma 8109-B, Federal Tax Deposit Coupon
(Cupón de depósito de contribuciones federales), en este caso.
Depósitos hechos sin una Forma 8109.
Si no tiene una Forma 8109 preimpresa, usted puede usar la Forma 8109-B para hacer los depósitos. La Forma 8109-B
es un cupón para
depositar que no tiene información de identificación preimpresa. Usted puede obtener esta forma en las oficinas del IRS.
Asegúrese de tener a mano su EIN cuando usted se comunique con nuestra oficina. No podrá obtener un ejemplar de la Forma
8109-B llamando al 1-800- TAX- FORM.
Use la Forma 8109-B para hacer depósitos solamente si:
-
Se trata de un negocio nuevo y usted ya tiene un EIN asignado, pero aún no ha recibido por primera vez las Formas 8109
preimpresas para hacer depósitos o
-
Usted no ha recibido Formas 8109 preimpresas adicionales.
Récord de depósitos.
Cada talonario de cupones para depositar la contribución trae con cada cupón un comprobante (matriz) para que lo conserve
para sus
récords. El cupón de depósito no le será devuelto a usted, pues el mismo es usado para acreditar el depósito a su
cuenta. Su cheque, recibo del banco o giro será su recibo.
Reclamación de créditos por pagos excesivos.
Si depositó más de la cantidad que tenía que depositar, usted puede optar para que se le devuelva la cantidad depositada
en
exceso o para que la misma se acredite a su Forma 941-PR o Forma 943-PR para ese período contributivo. No le pida ni a la
institución
financiera ni al sistema EFTPS que soliciten al IRS un reembolso para usted.
Multas relacionadas con los depósitos.
Es posible que se le impongan multas si usted no hace a tiempo los depósitos que está obligado(a) a efectuar, si no
deposita la
cantidad debida en su totalidad o si no usa el sistema EFTPS cuando usted tiene que usarlo. Las multas no aplican si los depósitos
no se hacen correctamente y a tiempo debido a una causa razonable y no a causa de negligencia intencional. Las tasas de multa
que se imponen por no
depositar las contribuciones correctamente o a tiempo son las siguientes:
2% — depósitos hechos entre 1 y 5 días después de vencer el plazo para depositar.
|
5% — depósitos hechos entre 6 y 15 días después de vencer el plazo para depositar.
|
10% — depósitos hechos 16 ó más días después de vencer el plazo para depositar.
También se aplica a los pagos efectuados dentro de 10 días contados a partir de la fecha de la primera notificación que el
IRS le envió a usted solicitando el pago de las contribuciones vencidas.
|
10% — depósitos hechos en instituciones financieras no autorizadas a aceptar depósitos de contribuciones
federales, pagados directamente al IRS o pagados con su planilla de contribución (sin embargo, vea, Depósitos hechos sin
un EIN, y Cuándo se puede pagar al radicar la planilla, anteriormente, para unas excepciones).
|
10% — cantidades de contribución sujetas a las reglas de depósito electrónico pero no depositadas
usando el sistema EFTPS.
|
15% — cantidades de contribución que aún siguen sin pagarse por más de 10 días después
de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió a usted solicitando el pago de las contribuciones adeudadas o el
día en que usted recibe notificación y demanda de pago inmediato, de estas dos fechas, la primera que ocurra.
|
Nota:
Las cantidades de las multas relacionadas con los depósitos tardíos se determinan usando días calendarios, comenzando con
la fecha de vencimiento de la obligación.
Orden en la que se aplican los depósitos.
Se aplican los depósitos de contribución primero al adeudo contributivo más reciente dentro del período contributivo
en
cuestión (trimestre o año). Sin embargo, si recibe una notificación de multa por no depositar suficiente contribución,
usted puede designar— cómo se aplicará el pago a fin de reducir la cantidad de la multa. Por favor, siga las instrucciones
contenidas en la notificación que reciba. Para más detalles al respecto, vea el Procedimiento Administrativo 2001-58. Usted
puede hallar
dicho Procedimiento Administrativo en la página 579 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas),
número 2001-50, en la ciberpágina
www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb01-50.pdf.
Ejemplo.
La sociedad Cedro está obligada a hacer un depósito de $1,000 el 15 de abril y otros $1,500 el 15 de mayo. La sociedad
Cedro no hace
el depósito del 15 de abril. Dicha sociedad deposita $2,000 el 15 de mayo. De acuerdo con el requisito de depósitos, que dice
que se
aplican los depósitos primero al adeudo contributivo más reciente, se aplican los primeros $1,500 al depósito que se adeuda
para
el 15 de mayo y los $500 restantes se aplican al depósito correspondiente al 15 de abril. Por lo tanto, los $500 de la obligación
contributiva para el 15 de abril quedan sin depositarse. Las multas y penalidades se aplicarán a este depósito insuficiente
tal como se
explicó más arriba.
Agentes de reportación.
El hecho de emplear a un(a) agente de reportación u otro tercero que proporciona servicios semejantes no le exonera
al patrono de su
responsabilidad de asegurar de que se radiquen las planillas de contribución a su debido tiempo y de que se paguen o depositen
las
contribuciones debidas correctamente y a tiempo.
Multa por recuperación del fondo fiduciario.
Si las contribuciones al seguro social y al Medicare que el patrono debe retener no son retenidas o no son pagadas al “ United
States Treasury” (Tesoro de los Estados Unidos), la multa por recuperación del fondo fiduciario pudiera imponerse. La multa asciende
al importe total de dichas contribuciones no pagadas. Esta multa se le podría imponer a usted si esas contribuciones no pagadas
no se le pueden
cobrar inmediatamente al patrono o al negocio.
La multa por recuperación del fondo fiduciario se le podría imponer a las personas que el IRS determine que son
responsables del cobro, dar razón y pagar estas contribuciones y que intencionalmente no lo hacen.
Una persona responsable puede ser un(a) oficial o empleado(a) de una corporación, un(a) socio(a) o empleado(a) de una sociedad,
un(a) contable, un(a) director(a)/fiduciario(a) voluntario(a) o un(a) empleado(a) de un negocio individual. Se considera también
responsable a
la persona que firma los cheques del negocio o la que posee la autoridad para hacer uso de los fondos del negocio.
Intencionalmente significa de forma voluntaria, a sabiendas y deliberadamente. Una persona actúa intencionalmente si la misma
sabe que no se está cumpliendo con las acciones requeridas.
Cómo evitar una multa “promediada” por no depositar.
El IRS pudiera tasarle una multa “ promediada” por no depositar (conocida por sus siglas en inglés, FTD) del 2% al
10% si usted es un(a) depositante de itinerario mensual y no completó debidamente la línea 15 de la Forma 941-PR cuando su
obligación contributiva (la línea 8) que aparece en la Forma 941-PR era de $2,500 ó más. El IRS
también pudiera tasarle una multa “ promediada” por no depositar del 2% al 10% si usted es un(a) depositante de itinerario bisemanal y su
obligación contributiva (la línea 8) que aparece en la Forma 941-PR era de $2,500 ó más y usted (1)
completó la línea 15 de la Forma 941-PR en vez del Anexo B (Forma 941-PR), (2) no adjuntó el Anexo B (Forma 941-PR)
debidamente cumplimentado, o (3) no completó debidamente el Anexo B (Forma 941-PR) al, por ejemplo, anotar depósitos contributivos
en
vez de obligaciones contributivas en los espacios enumerados.
La multa por no depositar se calcula tomando su obligación contributiva total que aparece en la línea 8 de la Forma 941-PR
y distribuyéndola equitativamente a través del período contributivo. Como resultado, sus depósitos y pagos tal vez no sean
contados como presentados en el tiempo debido porque las fechas reales de sus obligaciones contributivas no pueden ser determinadas
con certeza.
Una multa “ promediada” por no depositar puede ser evitada revisando su planilla antes de radicarla. Siga los siguientes pasos antes de
entregar su Forma 941-PR:
-
Si usted es un(a) depositante de itinerario mensual, reporte sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en los espacios
de
anotación en la línea 15.
-
Si usted es un(a) depositante de itinerario bisemanal, reporte sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en el Anexo
B (Forma
941-PR) en las líneas que representan las fechas en que sus empleados fueron pagados.
-
Verifique que su obligación total que aparece en la línea 15 de la Forma 941-PR o en la parte inferior del Anexo B
(Forma 941-PR) es igual a su obligación contributiva que aparece en la línea 8 de la Forma 941-PR.
-
No muestre cantidades negativas en la línea 15 ó en el Anexo B (Forma 941-PR). Si su corrección del
período anterior resulta en una disminución de su obligación contributiva, reduzca su obligación para el día en que
usted descubrió el error por la disminución del impuesto que resulta del error, pero no por debajo de cero. Aplique cualquier
disminución restante a obligaciones subsiguientes.
Nota: Reglas similares aplican a la Forma 943-PR.
12. Planillas para patronos
Instrucciones generales.
Radique la Forma 941-PR para informar salarios de empleados no agrícolas y la Forma 943-PR para informar salarios
de empleados
agrícolas.
El IRS le envía a cada patrono una planilla con el nombre, la dirección y el EIN ya impresos. Si usted no
recibe la planilla, solicite una con suficiente anticipación para poder radicarla a tiempo. Si usted usa una planilla sin
esa
información impresa, escriba su nombre y EIN exactamente como aparecen en sus planillas anteriores.
Patronos que no son patronos agrícolas.
Radique la Forma 941-PR a partir del primer trimestre calendario en que usted pague salarios a sus trabajadores no
agrícolas a menos que
usted sea un patrono de empleados estacionales o radica una planilla final.
El plazo para radicar la planilla y pagar las contribuciones adeudadas vence en las siguientes fechas:
Trimestre: |
Vence el: |
Ener., feb., mar.
|
30 de abr.
|
Abr., mayo, jun.
|
31 de jul.
|
Jul., ago., sept.
|
31 de oct.
|
Oct., nov., dic.
|
31 de ener.
|
Sin embargo, si usted hizo a tiempo un depósito por la totalidad de la contribución del trimestre completo, tendrá hasta
10 días adicionales a partir de las fechas de vencimiento indicadas arriba para hacer el pago final. Si la fecha de vencimiento
para radicar su
planilla cae en un sábado, domingo o día festivo legal, usted puede radicarla el siguiente día laborable.
Si usted liquida su negocio o dejó de pagar remuneraciones y no tiene que radicar planillas en el futuro, marque el
encasillado para la
planilla final e indique la fecha en que hizo el último pago de las remuneraciones en la línea 16 de la Forma 941-PR.
Patronos de empleados domésticos que reportan las contribuciones al seguro social y al Medicare.
Si usted es empresario(a) por cuenta propia y radica la Forma 941-PR para sus empleados del negocio que opera, puede
incluir en la Forma 941-PR
también las contribuciones correspondientes a sus empleados domésticos. De lo contrario, reporte las contribuciones al seguro
social y
al Medicare en el Anexo H-PR (Forma 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Vea la Publicación 926,
Household Employer's Tax Guide (Guía Tributaria para Empleadores o Patronos de Empleados Domésticos), en inglés, para
más información.
Nota:
Los patronos de empleados domésticos deben tener un número de identificación patronal (EIN ). Vea,
Número de identificación patronal (EIN) , en la página 5.
Patronos de trabajadores agrícolas.
Todo patrono que emplea a trabajadores agrícolas deberá radicar la Forma 943-PR para cada año natural (calendario)
durante el
cual el patrono empieza a pagar al menos $2,500 por trabajo agrícola o emplea a un(a) trabajador(a) agrícola que reúne el
requisito de los $150 en el apartado 7.
Radique la Forma 943-PR para cada año en el que pagó sueldos y salarios por labor agrícola. Usted puede reportar en
la Forma
943-PR los sueldos y salarios de sus empleados domésticos que trabajan en la residencia privada de una finca operada con fines
de lucro. No
reporte en la Forma 941-PR los sueldos y salarios pagados a sus trabajadores agrícolas.
Radique la Forma 943-PR ante el IRS el, o antes del, 31 de enero que sigue inmediatamente al año al que corresponde la planilla.
Al radicarla, usted deberá pagar las contribuciones por las cuales no se requiere que haga un depósito. Si usted depositó
todas
las contribuciones en el plazo requerido, entonces tendrá hasta 10 días adicionales para radicar la Forma 943-PR.
Si el IRS le envía por correo una Forma 943-PR para un año en el que no tiene que radicar, usted deberá indicar tal
hecho escribiendo en la planilla la palabra “ NINGUNO,” firmar la planilla y devuélvala al Centro de Servicio del IRS. Si piensa
que en lo sucesivo no tendrá empleados comprendidos en uno de los requisitos explicados en el apartado 7, deberá marcar el
encasillado “ Planilla Final” que está arriba de la línea 1. Si posteriormente usted se encuentra en la situación
de que volverá a adeudar cualesquiera de las contribuciones, deberá notificarlo a su representante del IRS.
Multas o penalidades.
Para cada mes completo o parcial que una planilla no es radicada cuando se requiere hacerlo (sin tomar en cuenta cualesquier
extensiones de la
fecha de vencimiento para su radicación), hay una multa o penalidad por no radicar que es del 5% de la cantidad de la contribución
adeudada con esa planilla. La multa máxima es, generalmente, del 25% de la contribución adeudada. Además, por cada mes completo
o
parcial que la contribución se paga tardíamente (sin tomar en cuenta cualesquier extensiones de la fecha de vencimiento del
pago), hay
una multa del 0.5% por mes de la cantidad de la contribución. Solamente para las personas físicas que radican, la multa por
no pagar se
reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes, si un acuerdo de pagos a plazo está en vigencia. Usted debe haber radicado su planilla
en, o antes
de, la fecha de vencimiento para la planilla para calificar para la multa reducida. La cantidad máxima de la multa por no
pagar también
es del 25% de la contribución adeudada. Si ambas multas aplican en cualquier mes, la multa por no radicar es reducida por
la cantidad de la
multa por no pagar. Las multas no se le cargarán si usted tiene un motivo razonable por el cual no radicó o no pagó. Si
recibió una notificación de multa, usted puede proveer una explicación de por qué usted cree que existe un motivo
razonable.
Planilla anual y pago de la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA).
El 31 de enero vence el plazo concedido a usted para radicar la planilla de contribución para el fondo federal para
el desempleo
(contribución FUTA), Forma 940-PR (o la más sencilla Forma 940-EZ, en inglés), y para depositar o pagar la
contribución adeudada. Vea el apartado 10 para más detalles.
Crédito especial para un patrono sucesor.
Un patrono sucesor es un patrono que recibió toda o la mayoría de la propiedad usada en el negocio o profesión de
otro
patrono, o en una unidad del negocio o profesión de dicho patrono y que, inmediatamente después de la adquisición del negocio
o
profesión, emplea a una o más personas que eran empleadas del(la) dueño(a) anterior.
Patrono sucesor.
Si usted adquirió un negocio de otro patrono que estaba obligado a pagar la contribución FUTA, pudiera incluir las
remuneraciones pagadas por el patrono anterior a los empleados que siguen trabajando para usted al computar la base salarial
de $7,000. Vea las
instrucciones para la Forma 940-PR. Para más información, visite a la oficina del IRS en Guaynabo o llame al 1-800-829-4933.
Ajustes a las Formas 941-PR y 943-PR
Por regla general, usted puede corregir errores cometidos en una planilla anterior haciendo ajustes en la Forma 941-PR o la
Forma 943-PR del
período contributivo (trimestre o año) durante el cual se descubrió el error. Por ejemplo, si usted cometió un error al
reportar la contribución al seguro social en su Forma 941-PR para el segundo trimestre del 2005 y descubrió el error en enero
del 2006,
corrija el error haciendo un ajuste en su Forma 941-PR para el primer trimestre del 2006.
El ajuste aumenta o disminuye su obligación contributiva del período en el que se reporta (el trimestre o año en el que se
descubre) y no hay que pagar interés sobre el error. Los ajustes netos que se reportan en la Forma 941-PR (o en la Forma 943-PR)
pueden incluir
cualquier número de correcciones de uno o más trimestres (o años), incluyendo pagos excesivos y pagos insuficientes.
Usted tiene que facilitar los antecedentes y las certificaciones necesarias para apoyar sus ajustes correspondientes a un
período
contributivo anterior. Radique la Forma 941cPR, Planilla para la Corrección de Información Facilitada Anteriormente en Cumplimiento
con
la Ley del Seguro Social y del Seguro Medicare o una explicación escrita similar, junto con la Forma 941-PR o la Forma 943-PR,
detallando por qué se hizo cada ajuste.
No radique la Forma 941cPR por separado; siempre tiene que acompañar a una Forma 941-PR o una Forma 943-PR. La Forma 941cPR
no es una
planilla enmendada. Se usa únicamente para proveer toda la información y antecedentes necesarios para los ajustes hechos a
una Forma
941-PR o a una Forma 943-PR.
Las instrucciones específicas de las Formas 941-PR y 943-PR explican sobre cómo corregir errores cometidos al informar las
contribuciones para el seguro social y para el seguro Medicare. Dichas instrucciones también explican cómo usar la Forma
941cPR. Usted además puede hacer un ajuste a las contribuciones al seguro social y al Medicare retenidas de más. Puede
reclamar un reembolso de tales contribuciones retenidas en exceso, llenando la Forma 843, Claim for Refund and Request for Abatement
(Reclamación de reembolso y solicitud de reducción), en inglés. Si usted radica la Forma 843 en vez de adjuntar la Forma 941cPR
a
la Forma 941-PR o a la Forma 943-PR, recibirá interés sobre cualquier disminución a la contribución reportada
anteriormente.
Si usted no le retuvo al(la) empleado(a) las contribuciones al seguro social y al Medicare, o si le retuvo menos de la cantidad de
contribución que se debiera haber retenido de las remuneraciones del(la) empleado(a), puede llegar a un acuerdo con el(la)
empleado(a)
más tarde para corregir el problema en su próximo pago de salarios. Pero usted es responsable de cualquier cantidad pagada
de menos.
Cualquier reembolso de los fondos propios del(la) contribuyente por cantidades no retenidas tiene que resultar de un acuerdo
entre usted y el(la)
empleado(a). No se aplica esta situación en el caso de propinas. Vea el apartado 6.
Si usted le retuvo al(la) empleado(a) las contribuciones al seguro social y al Medicare en exceso de la cantidad requerida de sus
sueldos y salarios, devuélvale la cantidad excesiva. Asegúrese de guardar en sus récords el recibo por escrito del(la)
empleado(a), indicando la fecha y la cantidad del reembolso o reintegro. Si usted no tiene un recibo, tiene que reportar y
pagar cualquier cantidad
retenida en exceso al radicar su planilla para el período contributivo durante el cual se le retuvo la cantidad en exceso.
Fracciones de centavos.
Si hay una pequeña diferencia entre las contribuciones netas (la línea 8 de la Forma 941-PR o la línea 9
de la Forma 943-PR) y el total de las contribuciones depositadas durante el año (la línea 11 de la Forma 941-PR o la
línea 12 de la Forma 943-PR), la diferencia pudiera haber sido causada por redondear las cifras, parcial o totalmente, cada vez que
se computó la nómina. El redondeo suele ocurrir al computar el total de las contribuciones al seguro social y al Medicare que
usted debe retenerle a cada uno(a) de sus empleados. Si paga el saldo debido de contribución al radicar la Forma 941-PR o
la Forma 943-PR
porque dicha obligación contributiva es menos de $2,500, usted también puede reportar un ajuste por “ fracciones de centavos” en la
planilla.
Para determinar si usted tiene un ajuste por fracciones de centavos, multiplique el total de los sueldos, salarios
y propinas (para cada trimestre
en el caso de la Forma 941-PR y para cada año en el caso de la Forma 943-PR) sujetos a:
Compare el resultado (la porción de las contribuciones al seguro social y al Medicare correspondiente al(la) empleado(a)) con el
total de las contribuciones al seguro social y al Medicare realmente retenido a sus empleados para el año o trimestre (según
consta en sus récords para la nómina). La diferencia, sea positiva o negativa, entre las dos cantidades es su ajuste por fracciones
de
centavos. Si la cantidad es negativa, anótela entre paréntesis en el espacio que dice “ Fracciones de centavos” en la línea
7a de la Forma 941-PR o en la línea 8 de la Forma 943-PR, escribiendo “ fracciones solamente” en el margen de la
planilla. Si el ajuste es un número positivo, anótelo de la misma manera descrita en la oración anterior, sin paréntesis.
No es necesario incluir una declaración por escrito explicando este tipo de ajuste.
Adiciones especiales al impuesto.
La Forma 941-PR que ha sido rediseñada para el 2006 incluye una línea (la línea 7g) para informar adiciones
especiales al impuesto del seguro social y del Medicare. Sin embargo, esta línea está específicamente reservada para
circunstancias especiales y sería usada sólo si el IRS le envía al patrono una notificación (aviso)
indicándole al patrono que la use.
13. Las Formas 499R-2/W-2PR y W-3PR
El, o antes del, día 31 de enero del 2006, usted deberá entregar las Copias B y C de la Forma 499R-2/W-2PR a cada empleado(a)
que
trabajaba para usted durante el año contributivo anterior. Si un(a) empleado(a) suyo(a) deja de trabajar para usted durante
el año,
entréguele el comprobante en cualquier momento después de que se acabe el empleo pero no más tarde del 31 de enero del año
siguiente. Sin embargo, si el(la) empleado(a) le solicita a usted la Forma 499R-2/W-2PR, entréguesela dentro de los 30 días
después de la petición o de la fecha en que le pagó al(la) empleado(a) su último sueldo, lo que ocurra por último.
Para el 28 de febrero del 2006, envíe el Original de todas las Formas 499R-2/W-2PR y la Forma W-3PR, Informe de Comprobantes de
Retención, correspondientes al año 2005 a la:
Si usted usa un servicio de entregas privado para enviar sus comprobantes, por favor, envíelos al Social Security Administration,
Data
Operations Center, ATTN: W-2 Process,1150 E. Mountain Drive, Wilkes-Barre, PA 18702-7997 .
Para el 31 de marzo del 2006, si usa vías electrónicas, radique las Formas 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Para el 31 de enero del 2006, envíe la Copia A de todas las Formas 499R-2/W-2PR, junto con la Forma 499 R-3, Estado de
Reconciliación, al Negociado de Contribución Sobre Ingresos de Puerto Rico.
Radicación usando medios electrónicos.
Si usted está obligado(a) a radicar 250 ó más Formas 499R-2/W-2PR ante la SSA, deberá hacerlo usando medios
electrónicos. Para más información, vea las Instrucciones para la Forma W-3PR, llame a la oficina local de la SSA al
212-264-1117 ó vea, Employer Reporting Instructions and Information (Instrucciones para la Radicación por Patronos e
Información), en inglés, en el sitio de la SSA en la red internet
www.socialsecurity.gov/employer
.
14. Retención de la contribución federal sobre ingresos
Usted no tiene que retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un(a) empleado(a) que es ciudadano(a)
o
extranjero(a) residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y además, existen las dos condiciones
siguientes:
-
La ley de Puerto Rico exige que usted retenga la contribución estatal sobre ingresos de los pagos que haga al(la) empleado(a)
por
servicios prestados y
-
Usted no es el gobierno de los Estados Unidos o una agencia de éste.
Usted tampoco tiene que retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un(a) empleado(a) que es ciudadano(a)
o
extranjero(a) residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y además, existen las dos condiciones
siguientes:
-
Es razonable creer que el(la) empleado(a) será residente de buena fe (bona fide) de Puerto Rico durante todo el año
natural (calendario) y
-
Usted no es el gobierno de los Estados Unidos o una agencia de éste.
Usted tiene que retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un(a) empleado(a) que es ciudadano(a)
o extranjero(a)
residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y además, existen las dos condiciones siguientes:
-
La ley de Puerto Rico no exige que usted retenga la contribución sobre ingresos de los pagos que haga al(la) empleado(a) por
servicios prestados y
-
El(la) empleado(a) no piensa adquirir residencia de buena fe (bona fide) en Puerto Rico durante el año natural
(calendario).
Si desea obtener información adicional sobre la retención de la contribución federal sobre ingresos, visite la oficina del
IRS en Guaynabo.
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