Recordatorio Importante

Depósitos de contribuciones por medios electrónicos. Usted puede hacer depósitos electrónicos de contribución mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Aunque el uso del sistema EFTPS es obligatorio para ciertos patronos (vea el apartado 11 para más detalles), todo patrono puede optar por usar este sistema de pagos electrónicos. Al usar el sistema EFTPS, usted puede transmitir la información sobre sus pagos por teléfono o por computadora personal. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información sobre él, llame al 1-800-555-4477 ó al 1-800-945-8400. Usted también puede visitar el sitio en la red internet del sistema EFTPS en el www.eftps.gov.

Cambio de dirección. Si usted cambió la dirección postal de su negocio o la ubicación del mismo, por favor, notifique al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS) del cambio radicando la Forma 8822, Change of Address (Cambio de Dirección), en inglés.

Servicios de entregas privados. Usted puede usar ciertos servicios de entregas privados designados por el IRS para radicar sus planillas o enviar sus pagos de la contribución. Si usa cualquiera de estos servicios para enviar su planilla, se considerará que usted ha satisfecho el requisito de radicar a tiempo. La lista más reciente de servicios de entregas privados aprobados se publicó en septiembre del 2003. Esta lista incluye sólo los servicios siguientes:

El servicio de entregas privados que usted elige puede informarle cómo se consigue verificación por escrito de la fecha de envío de su declaración o pago. ¡Ojo! Los servicios de entregas privados no pueden entregar artículos de correo a los apartados postales. Usted debe utilizar el Servicio Postal de los EE.UU. para enviar cualquier artículo de correo a una dirección que incluya un apartado postal del IRS.

Nuevos empleados. Mantenga un registro con el nombre y número de cada empleado nuevo suyo según aparece en su tarjeta del seguro social. Cualquier empleado que no tiene una tarjeta de seguro social deberá solicitarla usando la Forma SS-5, Application for a Social Security Card, en inglés. (Vea el apartado 4.)

Cuestiones contributivas no resueltas. Si usted no ha podido resolver un problema satisfactoriamente con el IRS, deberá comunicarse directamente con el Defensor Especial del Contribuyente (Taxpayer Advocate). Este representa independientemente los intereses y preocupaciones del contribuyente relativos al IRS, protegiéndole al contribuyente sus derechos y resolviéndole los problemas que no se han podido resolver por las vías normales. Aunque el Defensor Especial del Contribuyente no puede cambiar la ley contributiva ni hacer decisiones de carácter técnico, sí puede aclarar malentendidos que hayan resultado durante sus contactos anteriores con el IRS y asegurar de que su caso reciba una revisión tanto completa como imparcial. A usted se le designará un defensor especial personal. Este le considerará su punto de vista y colaborará con usted para presentar sus intereses y cuestiones ante el IRS. Usted puede confiar en que el defensor le proveerá:

Al comunicarse con el Defensor Especial del Contribuyente, usted deberá proveer la siguiente información:

Usted puede comunicarse con el Defensor Especial del Contribuyente mediante computadora accediendo al www.irs.gov/advocate o llamando, sin costo, al siguiente número de asistencia: 1-877-777-4778. Si tiene acceso al equipo TTY/TDD, puede llamar al 1-800-829-4059 y solicitar la ayuda del Defensor. Si así lo prefiere, usted puede llamar, escribir o enviar un fax a la oficina del Defensor Especial más cercana de usted. Vea la Publicación 1546, The Taxpayer Advocate Service of the IRS, en inglés, para una lista de las direcciones de los Defensores Especiales del Contribuyente y sus números de fax.

Libros y récords. Conserve todos los libros y récords de sus contribuciones por razón del empleo durante 4 años. Los mismos deben estar disponibles para ser inspeccionados por funcionarios del IRS. No se ha prescrito ninguna manera especial de llevar estos libros y récords. Sin embargo, los mismos deberán incluir el EIN de usted, las cantidades y fechas de todos los pagos de salarios u otras remuneraciones sujetos a contribuciones, así como los nombres, direcciones y ocupaciones de todos los empleados que reciban tales pagos, así como los números de seguro social y los duplicados de las planillas de contribución radicadas anteriormente, incluyendo las fechas y cantidades de depósitos hechos según se explica en el apartado 11. Líderes de cuadrillas agrícolas. Usted deberá llevar un registro en el que consten el nombre, dirección permanente y EIN de cada líder de cuadrilla que procura trabajadores para prestar servicios agrícolas para usted. Si el líder de cuadrilla no tiene dirección postal permanente, usted debe tomar nota de su dirección actual. Vea la definición de “líder de cuadrilla” en el apartado 1.

Cómo obtener más información. Si tiene alguna duda sobre contribuciones federales relacionadas con el empleo, visite a la oficina del Servicio Federal de Rentas Internas, 7 Tabonuco Street, Suite 120, San Patricio Office Center, Guaynabo, o puede llamarnos, sin costo para usted, al 1-800-829-4933.