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Instructions for preparing Form W-3c PR.
The instructions for preparing Form W-3c PR,
Transmittal of Corrected Wage and Tax Statement, were separated
from the form and are now a separate item, the Instructions for
Form W-3c PR. They appear here in both English and Spanish.
General Instructions
Purpose of Form
Use Form W-3c PR to correct errors on a Form W-3PR filed with the
SSA and to transmit the original page of Form 499 R-2c/W-2c
PR, Correccin A Comprobante De Retencin - Corrected
Withholding Statement.
File a single Form W-3c PR to correct an employer's name, address,
or employer identification number (EIN). If these are the only changes
you need to make, complete boxes a, b, d, e, applicable boxes g, h, i,
j, and telephone number. Otherwise, always file Form W-3c PR with the
original copy of Form 499 R-2c/W-2c PR. You may also file Form 499
R-2c/W-2c PR alone to correct an employee's name or social security
number (SSN).
Correcting more than one kind of form.
If you are correcting more than one kind of form, please group
forms of the same kind, and send them in separate groups. For example,
send forms showing agricultural wages with a separate Form W-3c PR.
This will distinguish it from forms showing nonagricultural wages.
Where to file.
All employers must file Forms 499 R-2c/W-2c PR and W-3c PR with the
Social Security Administration. If you use the U.S. Postal
Service, send all Forms 499 R-2c/W-2c PR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
If you use a carrier other than the U.S. Postal Service,
send Forms 499 R-2c/W-2c PR and W-3c PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Note:
Do not send Form 499 R-2/W-2 PR to either of these addresses.
Instead, see the instructions for Form 499 R-2/W-2 PR.
When to file.
File Form W-3c PR as soon as possible after you discover the
error. Also, provide Form 499 R-2c/W-2c PR as soon as possible.
How to file.
You may file Form W-3c PR on paper. Please type all entries, if
possible, and make sure all copies are legible.
If any item shows a dollar change and one of the amounts is zero,
enter -0-. Do not leave the box blank. Show
negative amounts (decreases) in the third column of Form W-3c PR in
parentheses.
Magnetic media or electronic reporting.
To submit Forms 499 R-2c/W-2c PR on magnetic media or
electronically, contact the Social Security Magnetic Media Coordinator
at 1-800-772-6270.
Shipping and mailing.
If you have a large number of forms, you may send them in separate
packages. Show your name and employer identification number (EIN) on
each package. Number them in order (1 of 4, 2 of 4, etc.) and place
Form W-3c PR in package 1. Show the number of packages at the bottom
of Form W-3c PR below the title. If you mail them, you must send them
by First-Class Mail.
Who may sign Form W-3c PR.
Employers generally must sign Form W-3c PR to send the originals of
Forms 499 R-2c/W-2c PR to the SSA. However, the transmitter or sender
(including a service bureau, paying agent, or disbursing agent) may
sign Form W-3c PR for the employer only if the sender:
- Is authorized to sign by an agency agreement (either oral,
written, or implied) that is valid under state law and
- Writes "For (name of payer)" next to the signature.
Note:
Even though an authorized sender signs for the payer, the payer
still has the responsibility for making sure the Form W-3c PR and
attachments are filed correctly and timely. The payer is subject to
any penalties that result from not complying with these requirements.
Bulletin board services.
Using a personal computer and a modem, you can get information from
either of two electronic bulletin board systems (BBS): the SSA-BBS or
the IRP-BBS (IRS). You can access the SSA-BBS by dialing
410-965-1133 or the IRP-BBS by dialing
304-264-7070.
Information available includes Forms 499 R-2/W-2c PR and W-3c
PR magnetic media filing instructions, selected IRS and SSA forms and
publications, information on electronic filing, and general topics
about information reporting. The BBS can also be used to ask questions
about those same items.
Specific Instructions
Send the first page with originals of Form 499 R-2c/W-2c PR. Please
do not staple or tape them to Form W-3c PR. File a separate Form W-3c
PR for each tax year, for each type of form, and and for each kind of
payer. Make a copy for your records.
In the Changes section of Form W-3c PR, total the amounts from each
box and column on the Forms 499 R-2c/W-2c PR you are sending.
However, if you are sending Form W-3c PR without Forms 499
R-2c/W-2c PR to correct a previously filed Form W-3PR, enter the
amounts from the previous Form W-3PR and any necessary corrections.
Box a - Year being corrected.
Enter all four digits of the year of the original Form
499 R-2c/W-2c PR you are correcting. For the type of form, enter 2,
499 R-2/W-2 PR or 3, W-3PR. For example, entering 1998 and
2 indicates that all forms being corrected are 1998 Forms 499
R-2/W-2 PR.
Box b - Employer's name, address, and ZIP code.
This should be the same as what is shown on your Form W-3PR.
Include the suite, room, or other unit number after the street
address. If the Post Office does not deliver mail to the street
address and you use a P.O. box, show the P.O. box instead of the
street address. If you are correcting the name or address, mark the
corrected checkbox.
Change of address.
The IRS will not use Form W-3c PR to update your address of record.
To change your address, complete Form 8822, Change of
Address. To get Form 8822, or any other IRS form, call 1-800-TAX-FORM
(1-800-829-3676) or visit the IRS's Web Site at
www.irs.ustreas.gov.
Box c - Total number of Forms 499 R-2c/W-2c PR.
Show the number of individual Forms 499 R-2c/W-2c PR filed with
this Form W-3c PR (not including Void forms), enter -0-
if you are correcting only a previously filed Form W-3PR.
Box d - Establishment number.
You may use this box to identify separate establishments in your
business. You may file a separate Form W-3c PR, with Forms 499
R-2c/w-2c PR, for each establishment, or you may use a single Form
W-3c PR for all Forms 499 R-2c/W-2c PR. You do not have to
complete this item; it is optional.
Box e - Employer's Federal EIN.
Show the correct number assigned to you by the IRS in the format:
00-0000000. If the W-3c PR is being used to correct an identifying
number, use box h to show how the number was incorrectly recorded on
the original form.
Box f - Kind of payer.
Mark the checkbox that applies to you.
941-PR.
Mark this box if you file Form 941-PR and none of the other
categories apply.
Household.
Mark this box if you are a household employer correcting Forms 499
R-2/W-2 PR for household employees (Schedule H-PR (Form
1040-PR), or Form 942-PR for tax years before 1995). If you also
have to correct forms of employees who are not household employees,
send each group's Forms 499 R-2c/W-2c PR with a separate Form W-3c PR.
943-PR.
Mark this box if you file Form 943-PR and are correcting forms for
agricultural employees. If you also have to correct forms of employees
who are not agricultural employees, send each group of Forms 499
R-2c/W-2c PR with a separate Form W-3c PR.
Medicare Employees only.
Mark this box if you are a government agency correcting Forms 499
R-2/W-2 PR for employees subject only to the 1.45% Medicare tax.
Section 218.
Mark this box if you are a local government employer correcting
1986 or earlier Forms 499 R-2/W-2 PR for employees covered under
section 218 of the Social Security Act. You must also enter your
employer's SSA number or PRU number in box j.
Box g - Employer's SSA number and PRU.
If you are correcting a 1986 or earlier year, show the number
assigned to you by the SSA. This number always starts with 69. Also
add the "L" indicator, coverage group, and/or Payroll Record Unit
(PRU) numbers if these have been assigned to you by SSA.
Boxes h through j.
Make entries here only if the number on the original form is
incorrect. Your correct numbers should appear in boxes d, e, and g,
respectively.
Boxes 1 through 7 - Changes.
Enter the totals from the same boxes on the related Forms 499
R-2c/W-2c PR. The box numbers on this form do not match Form 499
R-2c/W-2c PR. Complete only those items that are being
corrected. Otherwise, leave blank.
On any line that shows a dollar change, if one of the amounts is
zero, enter "zero" or "0". Do not leave blank.
Explain any decreases here.
Explain any decreases that appear in the third column.
Signature.
Sign and date the form. Also, enter your title, phone number, and
the name of a person to contact. If you have a fax number and/or
e-mail address, also enter them. If you are not the employer, see
Who may sign Form W-3c PR, earlier.
Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice.
We ask for the information on Form W-3c PR to carry out the
Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and
collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue
Code and its regulations require you to furnish wage and tax
statements to their employees and to the Social Security
Administration. Section 6109 of the Code requires you to provide your
employer identification number.
Routine uses of this information include giving it to the
Department of Justice for civil and criminal litigation, and with
cities, states, and the District of Columbia for use in administering
their tax laws. If you fail to provide this information in a timely
manner, you may be subject to penalties.
You are not required to provide the information requested on a form
that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form
displays a valid OMB control number. Books or records relating to this
form or its instructions must be retained as long as their contents
may become material in the administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as
required by Code section 6103.
The time needed to complete and file this form will vary depending
on individual circumstances. The estimated average time is 31 minutes.
If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or
suggestions for making this form more simple, we would be happy to
hear from you. You can send your comments to the Tax Forms Committee,
Western Area Distribution Center, Rancho Cordova, CA 95743-0001.
DO NOT send this tax form to this address. Instead, see
Where to file above.
Cambio Importante
Instrucciones para preparar la Forma W-3c PR.
Las instrucciones para preparar la Forma W-3c PR, Transmisin
de Comprobantes de Retencin Corregidos, fueron separadas de la
forma misma y ahora constituyen este documento separado,
Instrucciones para la Forma W-3c PR. Las instrucciones
aparecen aqu tanto en espaol como en ingls.
Instrucciones Generales
Propsito de la Forma
Use la Forma W-3c PR para corregir errores de las Formas W-3PR
radicadas con la SSA y para enviar el original de las
Formas 499 R-2c/W-2c PR, Correccin a Comprobante de
Retencin.
Radique una sola Forma W-3c PR para corregir el nombre de un
patrono, la direccin o el nmero de identificacin patronal
(EIN). Si estos son los nicos cambios que usted necesita
hacer, por favor, complete los encasillados a, b, d, as como el e,
adems, complete los encasillados g, h, i, as como el j que apliquen.
Anote tambin el nmero de telfono. De no ser as, radique siempre la
Forma W-3c PR con el original de la Forma 499 R-2c/W-2c PR. Usted
tambin puede radicar slo la Forma 499 R-2c/W-2c PR para corregir el
nombre o el nmero de seguro social del empleado.
Cmo corregir ms de una clase de formas.
Si usted desea corregir ms de una clase de formas, debe agrupar
todos los comprobantes segn sus respectivas clases y enviar cada
grupo por separado. Por ejemplo, enve las formas en las que reporta
salarios agrcolas por separado con una Forma W-3c PR. De esta manera
se podrn distinguir stas de las formas en las que reporta salarios
que no son agrcolas.
Adnde se envan las formas.
Todo patrono tiene que radicar las Formas 499 R-2c/W-2c PR y W-3c
PR ante la Administracin del Seguro Social. Si usted usa el
Servicio Postal de los EE.UU., enve todas las Formas 499
R-2c/W-2c PR y W-3c PR a la direccin siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
P.O. Box 3333
Wilkes-Barre, PA 18767-3333
Si usted usa una agencia porteadora que no sea el Servicio
Postal de los EE.UU., enve sus Formas 499 R-2c/W-2c PR y W-3c
PR a la direccin siguiente:
Social Security Administration
Data Operations Center
Attn: W-2c PR Process
1150 E. Mountain Drive
Wilkes-Barre, PA 18702-7997
Nota:
Por favor, no enve la Forma 499 R-2/W-2 PR a ninguna de
estas direcciones. Vea las instrucciones para la Forma 499 R-2/W-2 PR
para dicha informacin.
Cundo se debe radicar la planilla.
Radique la Forma W-3c PR lo ms pronto posible despus de que usted
haya descubierto el error. Adems, dles a sus empleados la Forma 499
R-2c/W-2c PR cuanto antes.
Cmo se puede radicar la planilla.
Usted puede radicar la Forma W-3c PR en papel. Por favor, si es
posible, use una maquinilla para escribir todas las anotaciones y
asegrese de que todas las copias salen perfectamente legibles.
Si cualquier espacio indica un cambio de dlares y una de las
cantidades en cuestin es cero, por favor, anote
-0-. No deje en blanco dicho encasillado. Escriba
en parntesis las cantidades negativas (diminuciones) de la tercera
columna de la Forma W-3c PR.
Reportacin usando medios magnticos o electrnicos.
Para poder someter las Formas 499 R-2c/W-2c PR usando medios
magnticos o electrnicos, comunquese con el Coordinador del Uso de
Medios Magnticos del Seguro Social marcando el
1-800-772-6270.
Cmo se envan las formas.
Si tiene un nmero grande de formas puede enviarlas en paquetes
separados. Indique su nombre y nmero de identificacin patronal en
cada paquete. Enumrelos en orden (1 de 4, 2 de 4, etc.) e incluya la
Forma W-3c PR en el paquete nmero 1. Indique el nmero de paquetes al
calce de la Forma W-3c PR, debajo del ttulo. Si enva los paquetes
por correo, use la tarifa de primera clase.
Quin puede firmar la Forma W-3c PR.
Los patronos, por lo general, debern firmar la Forma W-3c PR para
enviar los originales de las Formas 499 R-2c/W-2c PR a la
Administracin del Seguro Social. Sin embargo, la persona que
transmita o enve la Forma W-3c PR (agente de servicios, agente
pagador o agente desembolsador) puede firmarla por el patrono,
solamente si el remitente:
- Est autorizado a firmar bajo un acuerdo (oral, escrito o
implcito) que sea vlido ante la ley estatal y
- Escribe "Por (nombre del pagador)" al lado de la
firma.
Nota:
Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el pagador es
responsable de que la Forma W-3c PR y los documentos adjuntos estn
debidamente cumplimentados y de que sean radicados a tiempo. El
pagador estar sujeto a cualquier penalidad que resulte por no cumplir
con estos requisitos.
Servicios del tablero de informacin.
Usando su computadora personal junto con el modem apropiado, usted
puede obtener informacin desde cualquiera de dos sistemas de tableros
de informacin electrnica (BBS): el SSA-BBS o
el IRP-BBS (IRS). Usted puede lograr acceso al
SSA-BBS llamando al 410-965-1133 al
IRP-BBS llamando al 304-264-7070.
La informacin disponible en ingls incluye las instrucciones para
radicar las Formas 499 R-2c/W-2c PR y W-3c PR usando medios
magnticos, ciertas formas y publicaciones del IRS y de la
SSA, informacin sobre cmo se puede radicar
electrnicamente y temas generales acerca de cmo se informan los
datos relacionados con la contribucin. El sistema BBS
puede ser usado para tales propsitos.
Instrucciones Especficas
Enve la primera pgina con los originales de las Formas 499
R-2c/W-2c PR. Por favor, no las una con grapas o con cinta adhesiva a
la Forma W-3c PR. Radique una Forma W-3c PR separada para cada ao
contributivo, para cada tipo de planilla de contribucin y para cada
clase de contribuyente en cuestin. Asegrese de hacer una copia
para su archivo.
En la seccin llamada Cambios de la Forma W-3c PR, sume las
cantidades de cada encasillado y columna en las Formas 499
R-2c/W-2c PR que usted enva. Sin embargo, si enva la Forma W-3c
PR sin la Forma 499 R-2c/W-2c PR para corregir una Forma W-3PR
radicada anteriormente, por favor, anote las cantidades de la Forma
W-3 PR anterior, junto con cualesquier cambios necesarios.
Encasillado a - Ao a corregirse.
Anote todas las cuatro cifras del ao contributivo de la
Forma 499 R-2c/W-2c PR original que usted desea corregir. Para la
clase de forma, anote 2, 499 R-2/W-2 PR 3, W-3PR. Por elemplo,
al anotar 1998 y 2, usted quiere decir que est
corrigiendo unas Formas 499 R-2/W-2 PR de 1998.
Encasillado b - Nombre y direccin del patrono, incluyendo el cdigo postal "ZIP".
Deben ser anotados segn aparecen en la Forma W-3PR. Incluya el
nmero del piso, habitacin u otro tipo de apartado despus de la
direccin de su casa. Si el Servicio Postal no entrega correspondencia
a tal direccin y usted, en su lugar, usa un apartado postal, por
favor, incluya el nmero de ste en lugar de la direccin de su
residencia. Si usted est corrigiendo el nombre o la direccin, marque
el encasillado titulado "Corregido".
Cambio de direccin.
El Servicio Federal de Rentas Internas no usar la Forma W-3c PR
para poner al da la direccin de usted en el registro de direcciones.
Para cambiar su direccin, por favor, complete la Forma
8822, titulada "Cambio de Direccin". Para obtener la Forma 8822
cualquier otra forma del Servicio Federal de Rentas Internas, llame
al 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) o visite la pgina en la red
Internet del IRS a la direccin
www.irs.ustreas.gov.
Encasillado c - Total de Formas 499 R-2c/W-2c PR.
Indique el nmero de Formas 499 R-2c/W-2c PR por separado que
radica con esta Forma W-3c PR (omitiendo las formas marcadas
Invlidas), o anote -0-. si corrige nicamente una
sola Forma W-3PR radicada anteriormente.
Encasillado d - Nmero del establecimiento.
Usted puede llenar este encasillado para identificar
individualmente los establecimientos que tiene en su negocio. Puede
radicar una Forma W-3c PR por separado para cada establecimiento en
cuestin. O puede usar una sola Forma W-3c PR para todas las Formas
499 R-2c/W-2c PR. Usted no tiene que llenar este encasillado; es
completamente opcional.
Encasillado e - Nmero Patronal Federal.
Indique el nmero correcto que le asign el Servicio Federal de
Rentas Internas en el formato siguiente: 00-0000000. Si la Forma W-3c
PR se est usando para corregir un nmero de cuenta patronal, use el
encasillado h para indicar cmo se anot incorrectamente en la forma
original.
Encasillado f - Clase de patrono.
Marque el encasillado correspondiente.
941-PR.
Marque este encasillado si usted radica la Forma 941-PR y ninguna
de las otras categoras le corresponde.
Domstico.
arque este encasillado si usted es patrono de empleados domsticos
y est corrigiendo Formas 499 R-2/W-2 PR que pertenecen a empleados
domsticos (Anejo H-PR (Forma 1040-PR) o la Forma 942-PR para
aos contributivos anteriores a 1995). Si tambin corrige Formas 499
R-2c/W-2c PR de empleados no domsticos, enve cada grupo de stas con
otra Forma W-3c PR.
943-PR.
Marque este encasillado si radica la Forma 943-PR y los
comprobantes corregidos pertenecen a empleados agrcolas. Si tambin
corrige Formas 499 R-2c/W-2c PR de empleados no agrcolas, enve cada
grupo de stas por separado con otra Forma W-3c PR.
Slo Empleados Medicare.
Marque este encasillado si se trata de una agencia gubernamental
que est corrigiendo Formas 499 R-2/W-2 PR de empleados que estn
sujetos nicamente a la contribucin para el seguro Medicare a razn
del 1.45%.
Seccin 218.
Marque este encasillado si usted es un patrono gubernamental y va a
corregir Formas 499 R-2/W-2 PR de 1986 un ao anterior a ste, de
empleados amparados por la seccin 218 de la Ley del Seguro Social.
Deber anotar tambin su nmero del patrono de la SSA o PRU
en el encasillado j.
Encasillado g - Nmero patronal de Seguro Social (SSA) y de PRU.
Si usted est corrigiendo el ao 1986 un ao anterior a ste,
anote el nmero que le asign la Administracin del Seguro Social
(SSA). Este nmero comienza siempre con 69. Adems, aada
el indicador "L" y nmeros de grupo de cobertura y/o Unidad de
Registro de Nminas (PRU), si stos les han sido asignados a usted por
la Administracin del Seguro Social (SSA).
Encasillados de la h a la j.
Haga anotaciones en estos encasillados solamente si el nmero que
inform en la forma original no es el correcto. Los nmeros correctos
deben aparecer en los encasillados d, e, as como g respectivamente.
Encasillados del 1 al 7 - Cambios.
Llene estos encasillados con las mismas partidas de las Formas 499
R-2c/W-2c PR corregidas correspondientes. Los nmeros de los
encasillados de esta forma no coinciden con los de la Forma 499
R-2c/W-2c PR. Deber completar solamente los encasillados que va
a corregir, los dems djelos en blanco.
Si en alguna lnea hay un cambio en las cantidades y una de ellas
es cero, anote cero -0-. No deje la lnea en blanco.
Explique cualquier reduccin aqu.
Explique cualesquier cantidades negativas (reducciones) que
aparecen en la tercera columna.
Firma.
Por favor, firme y feche esta planilla. Incluya tambin su ttulo,
nmero de telfono y el nombre de un individuo con quien se puede
comunicar. Si usted tiene un nmero de FAX y/o una direccin para
recibir correspondencia electrnica (e-mail), por favor,
inclyalos tambin. Si usted no es el patrono, vea Quin puede
firmar la Forma W-3c PR, anteriormente.
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informacin y la Ley de Reduccin de Trmites.
Solicitamos la informacin requerida en la Forma W-3c PR para
cumplir con las leyes que regulan la recaudacin de los impuestos
internos de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar
la cantidad correcta de contribuciones. La seccin 6051 del Cdigo
Federal de Rentas Internas y su reglamentacin requieren que usted
suministre comprobantes de ingresos y retencin a sus empleados y a la
Administracin del Seguro Social. La seccin 6109 del Cdigo requiere
que usted incluya su nmero de identificacin del contribuyente.
La informacin facilitada en esta planilla puede ser compartida con
el Departamento de la Justicia para casos de litigio tanto civil como
criminal y con las ciudades, estados y el Distrito de Columbia a fin
de ayudarlos en administrar sus leyes contributivas respectivas. Si
usted no nos provee esta informacin de una manera oportuna, pudiera
esta sujeto a pagar multas y penalidades.
Usted no est obligado a facilitar la informacin solicitada en una
forma sujeta a la Ley de Reduccin de Trmites a menos que la misma
muestre un nmero de control vlido de la OMB (Office of
Management and Budget). Los libros o rcords relativos a esta
forma o sus instrucciones debern ser conservados mientras su
contenido pueda ser utilizado en la administracin de cualquier ley
contributiva federal. Por regla general, las planillas de contribucin
y cualquier informacin pertinente son confidenciales, como lo
requiere la seccin 6103 del Cdigo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar esta forma variar,
dependiendo de las circunstancias individuales. El promedio de tiempo
que se estima necesario para completar esta forma es de 31 minutos. Si
desea hacer cualquier comentario acerca de la exactitud de este tiempo
o si tiene alguna sugerencia que ayude a que esta forma sea ms
sencilla, por favor, envenos los mismos. Puede enviar sus comentarios
y sugerencias al Tax Forms Committee, Western Area Distribution
Center, Rancho Cordova, CA 95743-0001. NO ENVIE esta
forma a esta direccin. En su lugar vea, Adnde se envan las
formas, anteriormente.
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